Workflows können ganz simpel gestaltet sein: Eine Checkliste auf Papier oder einer Schritt-für-Schritt-Anleitung im Unternehmenswiki erklärt Mitarbeitern, wie sie eine Maschine warten, eine Rechnung freigeben oder einen Urlaubstag beantragen. Solche Workflows sorgen zwar für eine gewisse Effizienz, weil sie Mitarbeitern Orientierung geben, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge abzuarbeiten sind und Vorgehen standardisieren. Doch dieser Checklisten-Ansatz hat Schwächen.
Häufig lesen Mitarbeiter Anleitungen nicht und gehen trotzdem eigene Wege. Dann entstehen schnell Fehler und eine gleichbleibende Ergebnisqualität wird nicht erreicht. Abhilfe schaffen Workflow-Management-Systeme.
Ein Workflow-Management-System ist eine Software, in der Arbeitsabläufe digital modelliert werden können und mit deren Hilfe Mitarbeiter durch Workflows geführt werden.
Workflow Software bringt auf diese Weise nicht nur ein höheres Bearbeitungstempo und entlastet Angestellte, sondern verhindert Fehler auch von technischer Seite. Denn die Anwendung kann Eingaben auf zuvor definierte Kriterien prüfen und einen Fortschritt zum nächsten Bearbeitungsschritt bei Unregelmäßigkeiten verhindern.
Werden Workflows digital strukturiert, ist ein standardisiertes Vorgehen sichergestellt, was sich positiv auf die Qualität der Arbeitsergebnisse auswirkt. Außerdem können Probleme leichter nachvollzogen werden, da jeder Mitarbeiter dem gleichen Arbeitsablauf folgt. Änderungen im Vorgehen lassen sich mithilfe der Workflow Tools leicht umsetzen und ihre Einhaltung sicherstellen.
In jedem Unternehmensbereich lassen sich durch Einführung von Workflow-Management-Systemen Optimierungen erzielen.