Wer optimiert seine Prozesse intelligenter? Effiziente Geschäftsabläufe sind Voraussetzung, damit Unternehmen eine starke Position im Wettbewerb erreichen. Digitale Workflows und Workflow-Management-Systeme entwickeln sich in diesem Zusammenhang zum Schlüsselfaktor.
Die Begriffe Geschäftsprozess und Workflow werden häufig synonym verwendet, sind es bei näherem Betrachten allerdings nicht. Geschäftsprozesse beschreiben, welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge zu tun sind, um ein gewünschtes Ergebnis zu produzieren.
Ein Workflow, auf Deutsch Arbeitsablauf, beschreibt die technische Umsetzung eines Geschäftsprozesses oder Teilprozesses. Er legt fest, wer welche Aktivitäten bis wann und wie ausführt, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Ein Workflow kann Aktivitäten sequenziell oder parallel organisieren und manuell oder automatisiert durchlaufen werden. Aus Effizienzgründen streben Unternehmen eine größtmögliche Workflow Automation an.
Ein Workflow ist immer in sich abgeschlossen: Er beginnt mit einem Auslöser (Trigger), es folgt eine Aktivität und schließlich ein klarer Endpunkt. Damit festgestellt werden kann, ob der Arbeitsablauf abgeschlossen ist, muss im Vorfeld ein Zielzustand definiert werden. Für den Workflow der Eingangsrechnungsbearbeitung ist der Endpunkt zum Beispiel die Zahlung an den Lieferanten.
Workflows können ganz simpel gestaltet sein: Eine Checkliste auf Papier oder einer Schritt-für-Schritt-Anleitung im Unternehmenswiki erklärt Mitarbeitern, wie sie eine Maschine warten, eine Rechnung freigeben oder einen Urlaubstag beantragen. Solche Workflows sorgen zwar für eine gewisse Effizienz, weil sie Mitarbeitern Orientierung geben, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge abzuarbeiten sind und Vorgehen standardisieren. Doch dieser Checklisten-Ansatz hat Schwächen.
Häufig lesen Mitarbeiter Anleitungen nicht und gehen trotzdem eigene Wege. Dann entstehen schnell Fehler und eine gleichbleibende Ergebnisqualität wird nicht erreicht. Abhilfe schaffen Workflow-Management-Systeme.
Ein Workflow-Management-System ist eine Software, in der Arbeitsabläufe digital modelliert werden können und mit deren Hilfe Mitarbeiter durch Workflows geführt werden.
Workflow Software bringt auf diese Weise nicht nur ein höheres Bearbeitungstempo und entlastet Angestellte, sondern verhindert Fehler auch von technischer Seite. Denn die Anwendung kann Eingaben auf zuvor definierte Kriterien prüfen und einen Fortschritt zum nächsten Bearbeitungsschritt bei Unregelmäßigkeiten verhindern.
Werden Workflows digital strukturiert, ist ein standardisiertes Vorgehen sichergestellt, was sich positiv auf die Qualität der Arbeitsergebnisse auswirkt. Außerdem können Probleme leichter nachvollzogen werden, da jeder Mitarbeiter dem gleichen Arbeitsablauf folgt. Änderungen im Vorgehen lassen sich mithilfe der Workflow Tools leicht umsetzen und ihre Einhaltung sicherstellen.
In jedem Unternehmensbereich lassen sich durch Einführung von Workflow-Management-Systemen Optimierungen erzielen.
Finances: Ein Geschäftsprozess ist zum Beispiel die Rechnungsstellung. Ein Workflow würde beschreiben oder festlegen, mit welcher Anwendung eine Rechnung erzeugt wird, wer sie auf welchem Weg freigeben muss und wie der Versand an den Kunden erfolgt.
Wartung: Produktionsanlagen und Maschinen müssen regelmäßig geprüft werden. Workflows legen fest, welche Messwerte Mitarbeiter in welcher Reihenfolge erheben sollen. Workflow Tools führen Schritt für Schritt durch den Vorgang und verhindern, dass wichtige Prüfungen vergessen werden.
Logistik: Beim Wareneingang müssen Lieferungen auf ihre Qualität und Vollständigkeit geprüft werden. Hierbei kann Workflow Software unterstützen, die die Ergebnisse einzelner Arbeitsschritte abfragt und vom Mitarbeiter je nach Eingabe unterschiedliche nächste Schritte einfordert.
Besonders effizient sind Workflow-Management-Systeme, die Assisted Reality Features einsetzen. Hierbei werden Arbeitsschritte über Smart Glasses im Sichtfeld des Nutzers simuliert oder Hinweise und Kontextinformationen eingeblendet: Welche Messwerte markieren den Normbereich? Wo findet sich das zu prüfende Ventil? Welches Werkzeug muss zum Einsatz mitgeführt werden?
Dank Workflow Management Software können sich Mitarbeiter auf den Kern ihrer Aufgaben konzentrieren. Viele Absprachen und Nachfragen entfallen, Dokumente müssen nicht gesucht und Ansprechpartner nicht erfragt werden.
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Workflow Management Software strukturiert Arbeitsabläufe, bildet sie digital ab und integriert Mechanismen zur Fehlerreduktion. Nicht jedes System automatisiert allerdings Tätigkeiten. Unternehmen mit dem Ziel Automatisierung müssen daher speziell nach Workflow Automation Tools Ausschau halten.
Damit Workflow Management Software einem Unternehmen signifikante Effizienzvorteile verschafft, müssen die hinterlegten Arbeitsabläufe strategisch konzipiert werden. Je besser Unternehmen ihre Workflows modellieren, desto größer ist die Zeit- und Kostenersparnis.
Für die Modellierung sind Methoden zur Prozessvisualisierung wie die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) oder die Unified Modeling Language (UML) hilfreich. Auf diese Weise können Sie Workflows als Flussdiagramme darstellen und sie bei neuen Ideen leicht anpassen.
Workflow Management gehört zu den Top-Themen in Unternehmen. Der Markt für entsprechende Software wird nach Prognosen des US-Marktforschungsunternehmen Grand View Research von 2021 bis 2028 um 30% wachsen. Das überrascht angesichts der möglichen Kostenvorteile durch die Workflow Tools wenig. Hinzu kommt, dass Workflow Management Software die Basis bildet, wenn Unternehmen vom Megatrend Automatisierung profitieren wollen.
Im Gegensatz zu anderen Technologien und Konzepten, mit deren Hilfe Unternehmen Effizienzvorteile realisieren können, ist die Implementierung von Workflow-Management-Systemen mit einem vergleichsweise schmalen Budget möglich. Der Produktivitätsgewinn erreicht jedoch meist schnell den zweistelligen Prozentbereich. Es lohnt sich daher für Unternehmen jeder Größe, sich mit den Themen Workflow-Optimierung zu befassen. Davon profitiert nicht nur die Bottomline, sondern auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Natürlich können Sie sich bei ALEGER zum Thema Workflow Management beraten lassen. Gerne beraten wir Sie auch bei der Auswahl der passenden Geräte.
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