Les flux de travail peuvent être très simples : une liste de contrôle sur papier ou un guide étape par étape sur le wiki de l’entreprise explique aux collaborateurs comment entretenir une machine, valider une facture ou demander un jour de congé. De tels flux de travail garantissent certes une certaine efficacité, car ils donnent aux collaborateurs une orientation sur les tâches à effectuer et dans quel ordre, et standardisent les procédures. Mais cette approche par liste de contrôle présente des faiblesses.
Il est fréquent que les collaborateurs ne lisent pas les instructions et suivent malgré tout leur propre voie. Des erreurs apparaissent alors rapidement et une qualité de résultat constante n’est pas atteinte. Les systèmes de gestion des flux de travail permettent de remédier à cette situation.
Un système de gestion des flux de travail est un logiciel dans lequel les processus de travail peuvent être modélisés numériquement et à l’aide duquel les collaborateurs sont guidés à travers les flux de travail.
Le logiciel de gestion des flux de travail permet non seulement d’accélérer la vitesse de traitement et de décharger les employés, mais aussi d’éviter les erreurs du point de vue technique. En effet, l’application peut contrôler les entrées en fonction de critères définis au préalable et empêcher une progression vers l’étape de traitement suivante en cas d’irrégularités.
Si les flux de travail sont structurés numériquement, une procédure standardisée est garantie, ce qui a un effet positif sur la qualité des résultats du travail. De plus, les problèmes sont plus faciles à suivre, car chaque employé suit le même processus de travail. Les outils de workflow permettent de mettre en œuvre facilement les changements de procédure et de garantir leur respect.
Dans chaque secteur de l’entreprise, il est possible d’obtenir des optimisations en introduisant des systèmes de gestion des flux de travail.