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Quem optimiza os seus processos de forma mais inteligente? Processos empresariais eficientes são um pré-requisito para que as empresas alcancem uma forte posição competitiva. Os fluxos de trabalho digitais e os sistemas de gestão do fluxo de trabalho estão a tornar-se factores chave neste contexto.
Os termos processo de negócios e workflow são frequentemente utilizados como sinônimos, mas em uma inspeção mais detalhada não o são. Os processos empresariais descrevem quais as etapas de trabalho a serem realizadas para produzir um resultado desejado.
Um fluxo de trabalho descreve a implementação técnica de um processo ou subprocesso de negócio. Especifica quem realiza quais atividades, quando e como, para alcançar um determinado resultado. Um fluxo de trabalho pode organizar atividades sequencialmente ou em paralelo e pode ser executado manualmente ou automaticamente. Por razões de eficiência, as empresas lutam pela maior Automação do fluxo de trabalho possível.
Um fluxo de trabalho é sempre auto-contido: Começa com um gatilho, seguido por uma atividade e, finalmente, um ponto final claro. Para determinar se o workflow está completo, é necessário definir previamente um estado de destino. Por exemplo, para o workflow de processamento de notas fiscais recebidas, o ponto final é o pagamento ao fornecedor.
Os fluxos de trabalho podem ser bastante simples: uma lista de verificação em papel ou um guia passo-a-passo no wiki da empresa explica aos funcionários como manter uma máquina, liberar uma fatura ou solicitar um dia de folga. Esses fluxos de trabalho garantem uma certa eficiência porque dão aos funcionários orientação sobre quais tarefas devem ser processadas e em que ordem e padronizam os procedimentos. Mas esta abordagem de checklist tem pontos fracos.
Muitas vezes os empregados não lêem as instruções e continuam a seguir o seu próprio caminho. Os erros ocorrem rapidamente e não se obtém uma qualidade consistente dos resultados. Os sistemas de gestão do fluxo de trabalho fornecem um remédio.
Um sistema de gestão do fluxo de trabalho é um software no qual os fluxos de trabalho podem ser modelados digitalmente e usados para guiar os funcionários através dos fluxos de trabalho.
O software de workflow desta forma não só traz uma maior velocidade de processamento e alivia os funcionários, mas também evita erros do ponto de vista técnico. Isto porque a aplicação pode verificar as entradas em relação a critérios previamente definidos e impedir o progresso para a próxima etapa de processamento no caso de irregularidades.
Se os fluxos de trabalho forem estruturados digitalmente, um procedimento padronizado é assegurado, o que tem um efeito positivo sobre a qualidade dos resultados do trabalho. Além disso, os problemas podem ser rastreados mais facilmente porque cada funcionário segue o mesmo fluxo de trabalho. As mudanças de procedimento são fáceis de implementar e garantem a conformidade com a ajuda de ferramentas de fluxo de trabalho.
A optimização pode ser conseguida em todas as áreas de uma empresa através da introdução de sistemas de gestão do fluxo de trabalho.
Finanças: Um processo empresarial é, por exemplo, a facturação. Um workflow descreveria ou especificaria qual aplicação é utilizada para gerar uma fatura, quem tem que aprová-la e por qual rota, e como ela é enviada ao cliente.
Manutenção: As instalações e máquinas de produção devem ser verificadas regularmente. Os fluxos de trabalho determinam que medidas os funcionários devem recolher e em que ordem. As ferramentas de workflow guiam-no passo a passo pelo processo e evitam que verificações importantes sejam esquecidas.
Logística: Na entrada de mercadorias, os fornecimentos devem ser verificados quanto à qualidade e integridade. O software de fluxo de trabalho pode suportar isto consultando os resultados das etapas de trabalho individuais e solicitando diferentes etapas seguintes ao empregado, dependendo da entrada.
Os sistemas de gestão do fluxo de trabalho que utilizam recursos de realidade assistida são particularmente eficientes. Aqui, as etapas de trabalho são simuladas no Óculos Inteligentes são simulados no campo de visão do usuário ou são exibidas notas e informações contextuais: Que valores medidos marcam a faixa normal? Onde pode ser encontrada a válvula a ser testada? Que ferramentas devem ser levadas para uso?
Graças ao software de gestão do fluxo de trabalho, os colaboradores podem concentrar-se no centro das suas tarefas. Muitos arranjos e consultas são eliminados, documentos não precisam ser procurados e pessoas de contato não precisam ser solicitadas.
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O software de gestão de fluxos de trabalho estrutura fluxos de trabalho, mapeia-os digitalmente e integra mecanismos para a redução de erros. No entanto, nem todos os sistemas automatizam as atividades. As empresas com o objetivo de automação devem, portanto, procurar especificamente ferramentas de automação do fluxo de trabalho.
Para que o software de gestão do fluxo de trabalho proporcione vantagens significativas de eficiência a uma empresa, os fluxos de trabalho armazenados devem ser concebidos estrategicamente. Quanto melhores as empresas modelarem seus fluxos de trabalho, maior será a economia de tempo e custos.
Para modelagem, métodos de visualização de processos como a cadeia de processos orientada por eventos (EPC) ou a Unified Modelling Language (UML) são úteis. Desta forma, você pode representar fluxos de trabalho como fluxogramas e adaptá-los facilmente a novas idéias.
A gestão do fluxo de trabalho é um dos principais problemas nas empresas. De acordo com as previsões da empresa americana de pesquisa de mercado Grand View Research, o mercado para o software correspondente irá crescer crescer 30% . Isto não é surpreendente, tendo em conta as potenciais vantagens de custo das ferramentas de fluxo de trabalho. Além disso, o software de gestão do fluxo de trabalho forma a base se as empresas quiserem lucrar com a megatendência da automação.
Ao contrário de outras tecnologias e conceitos que ajudam as empresas a obter benefícios de eficiência, os sistemas de gestão do fluxo de trabalho podem ser implementados com um orçamento relativamente pequeno. No entanto, o ganho de produtividade geralmente atinge rapidamente a faixa percentual de dois dígitos. Vale a pena, portanto, que empresas de todas as dimensões abordem as questões de optimização do fluxo de trabalho. Isto beneficia não só o resultado final, mas também a satisfação dos funcionários.
É claro que pode obter aconselhamento da ALEGER sobre o tema da gestão do fluxo de trabalho. Teremos também todo o prazer em aconselhá-lo sobre a selecção do equipamento adequado.
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