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¿Quién optimiza sus procesos de forma más inteligente? Los procesos empresariales eficientes son un requisito previo para que las empresas alcancen una posición competitiva sólida. Los flujos de trabajo digitales y los sistemas de gestión de flujos de trabajo se están convirtiendo en factores clave en este contexto.
Los términos proceso de negocio y flujo de trabajo se utilizan a menudo como sinónimos, pero si se examinan con detenimiento no lo son. Los procesos empresariales describen qué pasos del trabajo deben realizarse y en qué orden para producir un resultado deseado.
Un flujo de trabajo describe la implementación técnica de un proceso o subproceso de negocio. Especifica quién lleva a cabo qué actividades, cuándo y cómo, para lograr un determinado resultado. Un flujo de trabajo puede organizar las actividades de forma secuencial o en paralelo y puede ejecutarse de forma manual o automatizada. Por razones de eficiencia, las empresas se esfuerzan por conseguir la mayor Automatización del flujo de trabajo posible.
Un flujo de trabajo es siempre autónomo: Comienza con un desencadenante, seguido de una actividad y, por último, un punto final claro. Para determinar si el flujo de trabajo se ha completado, debe definirse previamente un estado objetivo. Por ejemplo, para el flujo de trabajo de procesamiento de facturas recibidas, el punto final es el pago al proveedor.
Los flujos de trabajo pueden ser bastante sencillos: una lista de comprobación en papel o una guía paso a paso en la wiki de la empresa explican a los empleados cómo realizar el mantenimiento de una máquina, emitir una factura o solicitar un día libre. Estos flujos de trabajo garantizan una cierta eficiencia, ya que orientan a los empleados sobre qué tareas deben procesarse y en qué orden, y estandarizan los procedimientos. Pero este enfoque de lista de control tiene sus puntos débiles.
A menudo los empleados no leen las instrucciones y siguen su camino. Así, se producen rápidamente errores y no se consigue una calidad constante de los resultados. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo ofrecen un remedio.
Un sistema de gestión de flujos de trabajo es un software en el que los flujos de trabajo pueden modelarse digitalmente y utilizarse para guiar a los empleados a través de los flujos de trabajo.
El software de flujo de trabajo, de este modo, no sólo aporta una mayor velocidad de procesamiento y alivia a los empleados, sino que también evita errores desde el punto de vista técnico. Esto se debe a que la aplicación puede comprobar las entradas en función de criterios previamente definidos e impedir el avance a la siguiente etapa de procesamiento en caso de irregularidades.
Si los flujos de trabajo están estructurados digitalmente, se garantiza un procedimiento estandarizado, lo que tiene un efecto positivo en la calidad de los resultados del trabajo. Además, los problemas pueden rastrearse más fácilmente porque todos los empleados siguen el mismo flujo de trabajo. Los cambios en el procedimiento son fáciles de aplicar y garantizan el cumplimiento con la ayuda de herramientas de flujo de trabajo.
La optimización puede lograrse en todas las áreas de una empresa mediante la introducción de sistemas de gestión de flujos de trabajo.
Finanzas: Un proceso empresarial es, por ejemplo, la facturación. Un flujo de trabajo describiría o definiría qué aplicación se utiliza para generar una factura, quién tiene que liberarla y por qué vía, y cómo se envía al cliente.
Mantenimiento: Las instalaciones de producción y las máquinas deben ser revisadas regularmente. Los flujos de trabajo determinan qué medidas deben recoger los empleados y en qué orden. Las herramientas de flujo de trabajo le guían paso a paso por el proceso y evitan que se olviden las comprobaciones importantes.
Logística: A la entrada de las mercancías, se debe comprobar la calidad y la integridad de las entregas. El software de flujo de trabajo puede apoyar esto consultando los resultados de los pasos de trabajo individuales y solicitando diferentes pasos siguientes al empleado en función de la entrada.
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo que utilizan funciones de realidad asistida son especialmente eficaces. Aquí, los pasos de trabajo se simulan en el Gafas inteligentes se simulan en el campo de visión del usuario o se muestran notas e información contextual: ¿Qué valores medidos marcan el rango normal? ¿Dónde se puede encontrar la válvula que hay que probar? ¿Qué herramientas hay que llevar para su uso?
Gracias al software de gestión del flujo de trabajo, los empleados pueden concentrarse en el núcleo de sus tareas. Se eliminan muchas gestiones y consultas, no hay que buscar documentos ni preguntar a las personas de contacto.
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El software de gestión de flujos de trabajo estructura los flujos de trabajo, los mapea digitalmente e integra mecanismos para la reducción de errores. Sin embargo, no todos los sistemas automatizan las actividades. Por lo tanto, las empresas que tienen como objetivo la automatización deben buscar específicamente herramientas de automatización del flujo de trabajo.
Para que el software de gestión de flujos de trabajo proporcione a una empresa importantes ventajas de eficiencia, los flujos de trabajo almacenados deben estar diseñados estratégicamente. Cuanto mejor modelen las empresas sus flujos de trabajo, mayor será el ahorro de tiempo y costes.
Para la modelización, resultan útiles los métodos de visualización de procesos, como la cadena de procesos dirigida por eventos (EPC) o el Lenguaje Unificado de Modelización (UML). De este modo, puede representar los flujos de trabajo como diagramas de flujo y adaptarlos fácilmente a nuevas ideas.
La gestión del flujo de trabajo es uno de los principales problemas de las empresas. Según las previsiones de la empresa estadounidense de estudios de mercado Grand View Research, el mercado de los programas informáticos correspondientes crecerá en crecen un 30%. . Esto no es de extrañar teniendo en cuenta las posibles ventajas económicas de las herramientas de flujo de trabajo. Además, el software de gestión de flujos de trabajo constituye la base si las empresas quieren beneficiarse de la megatendencia de la automatización.
A diferencia de otras tecnologías y conceptos que ayudan a las empresas a obtener beneficios de eficiencia, los sistemas de gestión de flujos de trabajo pueden implantarse con un presupuesto comparativamente pequeño. Sin embargo, el aumento de la productividad suele alcanzar rápidamente un porcentaje de dos dígitos. Por lo tanto, merece la pena que empresas de todos los tamaños aborden las cuestiones de la optimización del flujo de trabajo. Esto no sólo beneficia a los resultados, sino también a la satisfacción de los empleados.
Por supuesto, puede obtener asesoramiento de ALEGER sobre el tema de la gestión del flujo de trabajo. También estaremos encantados de asesorarle en la selección del equipo adecuado.
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