Los flujos de trabajo pueden ser bastante sencillos: una lista de comprobación en papel o una guía paso a paso en la wiki de la empresa explican a los empleados cómo realizar el mantenimiento de una máquina, emitir una factura o solicitar un día libre. Estos flujos de trabajo garantizan una cierta eficiencia, ya que orientan a los empleados sobre qué tareas deben procesarse y en qué orden, y estandarizan los procedimientos. Pero este enfoque de lista de control tiene sus puntos débiles.
A menudo los empleados no leen las instrucciones y siguen su camino. Así, se producen rápidamente errores y no se consigue una calidad constante de los resultados. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo ofrecen un remedio.
Un sistema de gestión de flujos de trabajo es un software en el que los flujos de trabajo pueden modelarse digitalmente y utilizarse para guiar a los empleados a través de los flujos de trabajo.
El software de flujo de trabajo, de este modo, no sólo aporta una mayor velocidad de procesamiento y alivia a los empleados, sino que también evita errores desde el punto de vista técnico. Esto se debe a que la aplicación puede comprobar las entradas en función de criterios previamente definidos e impedir el avance a la siguiente etapa de procesamiento en caso de irregularidades.
Si los flujos de trabajo están estructurados digitalmente, se garantiza un procedimiento estandarizado, lo que tiene un efecto positivo en la calidad de los resultados del trabajo. Además, los problemas pueden rastrearse más fácilmente porque todos los empleados siguen el mismo flujo de trabajo. Los cambios en el procedimiento son fáciles de aplicar y garantizan el cumplimiento con la ayuda de herramientas de flujo de trabajo.
La optimización puede lograrse en todas las áreas de una empresa mediante la introducción de sistemas de gestión de flujos de trabajo.