A munkafolyamatok lehetnek nagyon egyszerűek: egy papír alapú ellenőrző lista vagy egy lépésről lépésre történő útmutató a vállalati wikiben elmagyarázza az alkalmazottaknak, hogyan kell karbantartani egy gépet, kiállítani egy számlát vagy kérni egy szabadnapot. Az ilyen munkafolyamatok bizonyos hatékonyságot biztosítanak, mivel eligazítást adnak a dolgozóknak, hogy mely feladatokat milyen sorrendben kell feldolgozni, és egységesítik az eljárásokat. Ennek az ellenőrzőlistás megközelítésnek azonban vannak gyengeségei.
Gyakran előfordul, hogy az alkalmazottak nem olvassák el az utasításokat, és mégis a saját útjukat járják. Ilyenkor gyorsan előfordulnak hibák, és nem érhető el egyenletes minőségű eredmény. A munkafolyamat-kezelő rendszerek megoldást kínálnak.
A munkafolyamat-kezelő rendszer egy olyan szoftver, amelyben a munkafolyamatok digitálisan modellezhetők és felhasználhatók az alkalmazottak munkafolyamatokon keresztül történő irányítására.
A munkafolyamat-szoftverek ily módon nemcsak nagyobb feldolgozási sebességet biztosítanak és tehermentesítik a munkavállalókat, hanem a technikai oldalról is megelőzik a hibákat. Ennek oka, hogy az alkalmazás ellenőrizheti a bemeneteket az előre meghatározott kritériumok alapján, és szabálytalanság esetén megakadályozhatja a következő feldolgozási lépésre való továbblépést.
Ha a munkafolyamatok digitálisan strukturáltak, akkor biztosított a szabványosított eljárás, ami pozitív hatással van a munkaeredmények minőségére. Ezenkívül a problémák könnyebben nyomon követhetők, mivel minden alkalmazott ugyanazt a munkafolyamatot követi. Az eljárásbeli változtatásokat a munkafolyamat-eszközök segítségével könnyű végrehajtani és biztosítani a megfelelőséget.
A munkafolyamat-irányítási rendszerek bevezetésével a vállalat minden területén optimalizálás érhető el.