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Chi ottimizza i propri processi in modo più intelligente? I processi aziendali efficienti sono un prerequisito per le aziende per raggiungere una forte posizione competitiva. I flussi di lavoro digitali e i sistemi di gestione del flusso di lavoro stanno diventando fattori chiave in questo contesto.
I termini processo aziendale e flusso di lavoro sono spesso usati come sinonimi, ma a ben guardare non lo sono. I processi aziendali descrivono quali passi di lavoro devono essere fatti in quale ordine per produrre un risultato desiderato.
Un flusso di lavoro descrive l’implementazione tecnica di un processo o sotto-processo aziendale. Specifica chi esegue quali attività, quando e come, per raggiungere un certo risultato. Un flusso di lavoro può organizzare le attività in sequenza o in parallelo e può essere eseguito manualmente o automaticamente. Per ragioni di efficienza, le aziende si sforzano di ottenere il massimo possibile Automazione del flusso di lavoro possibile.
Un flusso di lavoro è sempre autonomo: Inizia con un trigger, seguito da un’attività e infine da un chiaro punto finale. Per determinare se il flusso di lavoro è completo, uno stato di destinazione deve essere definito in anticipo. Per esempio, per il flusso di lavoro dell’elaborazione delle fatture in entrata, il punto finale è il pagamento al fornitore.
I flussi di lavoro possono essere abbastanza semplici: una lista di controllo su carta o una guida passo dopo passo sul wiki aziendale spiega ai dipendenti come mantenere una macchina, rilasciare una fattura o richiedere un giorno di riposo. Tali flussi di lavoro assicurano una certa efficienza perché danno agli impiegati un orientamento su quali compiti devono essere elaborati in quale ordine e standardizzano le procedure. Ma questo approccio della lista di controllo ha dei punti deboli.
Spesso i dipendenti non leggono le istruzioni e continuano a fare di testa loro. Gli errori si verificano rapidamente e non si ottiene una qualità costante dei risultati. I sistemi di gestione del flusso di lavoro forniscono un rimedio.
Un sistema di gestione del flusso di lavoro è un software in cui i flussi di lavoro possono essere modellati digitalmente e utilizzati per guidare i dipendenti attraverso i flussi di lavoro.
Il software di flusso di lavoro in questo modo non solo porta una maggiore velocità di elaborazione e allevia i dipendenti, ma previene anche gli errori dal lato tecnico. Questo perché l’applicazione può controllare gli input rispetto ai criteri definiti in precedenza e impedire l’avanzamento alla fase di elaborazione successiva in caso di irregolarità.
Se i flussi di lavoro sono strutturati digitalmente, viene assicurata una procedura standardizzata, che ha un effetto positivo sulla qualità dei risultati del lavoro. Inoltre, i problemi possono essere tracciati più facilmente perché ogni dipendente segue lo stesso flusso di lavoro. I cambiamenti nella procedura sono facili da implementare e assicurano la conformità con l’aiuto di strumenti di flusso di lavoro.
L’ottimizzazione può essere raggiunta in ogni area di un’azienda introducendo sistemi di gestione del flusso di lavoro.
Finanze: un processo aziendale è, per esempio, la fatturazione. Un flusso di lavoro descriverebbe o specificherebbe quale applicazione viene utilizzata per generare una fattura, chi deve approvarla e per quale via, e come viene inviata al cliente.
Manutenzione: gli impianti e le macchine di produzione devono essere controllati regolarmente. I flussi di lavoro determinano quali misure i dipendenti devono raccogliere e in quale ordine. Gli strumenti di flusso di lavoro ti guidano passo dopo passo attraverso il processo ed evitano che i controlli importanti vengano dimenticati.
Logistica: Al ricevimento della merce, le consegne devono essere controllate per qualità e completezza. Il software del flusso di lavoro può fornire un supporto in questo caso, interrogando i risultati delle singole fasi di lavoro e richiedendo diverse fasi successive al dipendente a seconda dell’input.
I sistemi di gestione del flusso di lavoro che utilizzano funzioni di realtà assistita sono particolarmente efficienti. Qui, i passi di lavoro sono simulati nel Occhiali intelligenti sono simulati nel campo visivo dell’utente o vengono visualizzate note e informazioni contestuali: Quali valori misurati segnano la gamma normale? Dove si può trovare la valvola da testare? Quali strumenti devono essere portati per l’uso?
Grazie al software di gestione del flusso di lavoro, i dipendenti possono concentrarsi sul nucleo dei loro compiti. Si eliminano molti accordi e richieste, non si devono cercare documenti e non si deve chiedere alle persone di contatto.
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Il software di gestione del flusso di lavoro struttura i flussi di lavoro, li mappa digitalmente e integra i meccanismi di riduzione degli errori. Tuttavia, non tutti i sistemi automatizzano le attività. Le aziende con l’obiettivo dell’automazione devono quindi cercare specificamente strumenti di automazione del flusso di lavoro.
Affinché il software di gestione del flusso di lavoro fornisca a un’azienda vantaggi significativi in termini di efficienza, i flussi di lavoro memorizzati devono essere progettati in modo strategico. Meglio le aziende modellano i loro flussi di lavoro, maggiore è il risparmio di tempo e di costi.
Per la modellazione, i metodi di visualizzazione dei processi come la catena di processi guidati dagli eventi (EPC) o il linguaggio di modellazione unificato (UML) sono utili. In questo modo si possono rappresentare i flussi di lavoro come diagrammi di flusso e adattarli facilmente a nuove idee.
La gestione del flusso di lavoro è uno dei problemi principali nelle aziende. Secondo le previsioni della società di ricerche di mercato statunitense Grand View Research, il mercato del software corrispondente crescerà di crescere del 30% . Questo non è sorprendente se si considerano i potenziali vantaggi di costo degli strumenti di flusso di lavoro. Inoltre, il software di gestione del flusso di lavoro costituisce la base se le aziende vogliono approfittare del megatrend dell’automazione.
A differenza di altre tecnologie e concetti che aiutano le aziende a realizzare vantaggi di efficienza, i sistemi di gestione del flusso di lavoro possono essere implementati con un budget relativamente piccolo. Tuttavia, il guadagno di produttività di solito raggiunge rapidamente la gamma di percentuali a due cifre. Vale quindi la pena per le aziende di tutte le dimensioni di affrontare i problemi di ottimizzazione del flusso di lavoro. Questo beneficia non solo la linea di fondo, ma anche la soddisfazione dei dipendenti.
Naturalmente, è possibile ottenere consigli da ALEGER sul tema della gestione del flusso di lavoro. Saremo anche felici di consigliarvi nella scelta dell’attrezzatura adatta.
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