Workflow Automation: Wie Unternehmen automatisch mehr erreichen

Schneller zum Ergebnis kommen mit weniger Aufwand ‚Äď dank Workflow Automation ist das f√ľr jedes Unternehmen m√∂glich. Der Megatrend Automatisierung ist einer der gr√∂√üten Hebel, um die Wettbewerbsf√§higkeit von Firmen zu st√§rken. Vor allem in der Produktion und Industrie l√§sst sich so viel ungenutztes Potenzial heben.

Was ist Workflow Automation?

Workflow - Eine Definition

Ein Workflow, auf Deutsch Arbeitsablauf, beschreibt die technische Umsetzung eines Gesch√§ftsprozesses oder Teilprozesses. Er legt fest, wer welche Aktivit√§ten bis wann und wie ausf√ľhrt, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Ein Workflow kann Aktivit√§ten sequenziell oder parallel organisieren und manuell oder automatisiert durchlaufen werden. Aus Effizienzgr√ľnden streben Unternehmen eine gr√∂√ütm√∂gliche Workflow Automation an.

Elemente eines Workflows

Ein Workflow ist immer in sich abgeschlossen: Er beginnt mit einem Ausl√∂ser (Trigger), es folgt eine Aktivit√§t und schlie√ülich ein klarer Endpunkt. Damit festgestellt werden kann, ob der Arbeitsablauf abgeschlossen ist, muss im Vorfeld ein Zielzustand definiert werden. F√ľr den Workflow der Eingangsrechnungsbearbeitung ist der Endpunkt zum Beispiel die Zahlung an den Lieferanten.

Workflow Automation meint eine nach zuvor definierten Regeln automatisierte Ausf√ľhrung von Arbeitsvorg√§ngen mithilfe digitaler Workflow Systeme. Auch die Unterst√ľtzung manueller T√§tigkeiten durch digitale Anwendungen wird als Workflow Automation bezeichnet.

Um Workflow Automation in einem Betrieb zu implementieren, m√ľssen Arbeitsprozesse zun√§chst gedanklich in ihre kleinsten Teilschritte zerlegt werden, um die Aktivit√§ten zu identifizieren, die automatisiert oder digital unterst√ľtzt werden k√∂nnen. Diese Konzeptionsphase entscheidet √ľber die Effektivit√§t der Workflow Automation. Arbeitsprozesse sollten dabei auf ihre Effizienz hinterfragt werden. Werden ineffiziente Prozesse 1:1 automatisiert, erh√∂ht sich nur der Grad der Ineffizienz ‚Äď die erhofften Vorteile der digitalen Unterst√ľtzung bleiben aus.

Die Workflow-Modellierung erfolgt in der Workflow-Automation-Anwendung. Abl√§ufe werden als Baumdiagramm dargestellt und sp√§ter automatisch in digitale Workflows √ľbersetzt, die Mitarbeiter von s√§mtlichen Endger√§ten abrufen k√∂nnen ‚Äď von Computer, Laptop, Smartphone, Tablet und Smart Glasses.

Workflow Automation und Augmented Reality

Ein Upgrade erh√§lt Workflow Automation, wenn Unternehmen Smart Glasses in ihre Prozesse integrieren. Sie er√∂ffnen die Welt zur Augmented Reality, mit der Unternehmen f√ľr eine optimale Nutzerf√ľhrung in Workflows sorgen. Vor allem wenn physische T√§tigkeiten ausgef√ľhrt werden m√ľssen, spielen die Tools ihre Vorteile aus.

Statt Anleitungen lesen zu m√ľssen, sehen Mitarbeiter im Display ihrer Smart Glass, wieund wo der n√§chste Handgriff zu tun ist. Sie k√∂nnen sogar realit√§tsgetreue 3D-Modelle in ihr Sichtfeld einblenden. Dann sehen Mitarbeiter, wo das n√§chste Bauteil montiert werden muss oder k√∂nnen leichter beurteilen, ob ein Modell sich harmonisch in die Umgebung einf√ľgt.¬†

Workflow Automation: Das sind die Vorteile

Der Marktdruck nimmt in vielen Branchen zu. Zuletzt hat die Corona-Pandemie die Notwendigkeit von Kosteneinsparungen in Unternehmen befeuert. Automatisierung ist ein sicherer Weg, um die Produktivit√§t zu erh√∂hen. Es ist daher wenig √ľberraschend, dass Analysten von einem Marktwachstum f√ľr Workflow Management Software bis 2028 von 30 Prozent ¬†ausgehen. Die Investition in Workflow Automation Apps ist im Vergleich zu anderen Ma√ünahmen zur Kostensenkung niedrig, der Return on Invest stellt sich schnell ein.

Schnellere Abläufe und neue Möglichkeiten

Wenn Unternehmen ihre Prozesse in einer Workflow Automation Anwendung abbilden, werden Mitarbeiter Schritt f√ľr Schritt durch Arbeitsabl√§ufe gef√ľhrt. Wer ist f√ľr die Freigabe zust√§ndig? Wo finde ich das passende Formular? Viele Unklarheiten, die bei der Arbeit mit Checklisten oder mehreren digitalen Tools aufkommen, entstehen erst gar nicht. Alle notwendigen Daten stellt die Anwendung bereit, Arbeitsergebnisse werden automatisch an die hinterlegten Freigeber weitergeleitet. R√ľckfragen und Absprachen entfallen.¬†

Da die Benutzerf√ľhrung in der App immer √§hnlich ist, k√∂nnen Mitarbeiter auch neue T√§tigkeiten schnell ohne Anleitung ausf√ľhren. F√ľr die Zusammenarbeit mit Kunden ergeben sich ganz neue M√∂glichkeiten: √úber Workflow Automation Apps lassen sich Self-Services realisieren, sodass Kunden T√§tigkeiten √ľbernehmen, f√ľr die sie bislang einen Kundendienstmitarbeiter kontaktieren oder Techniker beauftragen mussten.

Minimierte Fehlerquote, maximale Wertschöpfung

Workflow-Automation-Anwendungen senken au√üerdem die Zahl von Bearbeitungsfehlern, da sie fehlende Angaben erkennen und Eingaben auf Stimmigkeit pr√ľfen. Haben Mitarbeiter dennoch einmal Probleme, sind Fachkollegen oder Administratoren schneller in der Lage zu unterst√ľtzen, weil sie den standardisierten Workflow nachvollziehen k√∂nnen. Mitarbeiter gewinnen durch die digitale Unterst√ľtzung Zeit, um sich auf Aufgaben zu fokussieren, die einen h√∂heren strategischen Mehrwert f√ľr das Unternehmen liefern ‚Äď individuelle Kundenberatung, Innovationsarbeit und kreative Probleml√∂sung.

Die technische Entwicklung schreitet schneller voran denn je. Abl√§ufe in der Produktion, in Support und Wartung ver√§ndern sich. Auch hier profitieren Unternehmen, die mit Workflow Automation arbeiten. Denn √ľber ein Dashboard k√∂nnen die Abl√§ufe per Drag & Drop jederzeit neu modelliert werden. Ohne Programmierkenntnisse. Mit minimalem Aufwand.

7 Vorteile von Workflow Automation

  1.  Konsistente Nutzererfahrung
  2. Reduzierte Fehlerquote
  3. Neue Möglichkeiten der Kundeneinbindung
  4. Weniger R√ľcksprachen und Korrekturen
  5. Flexible Anpassung von Workflows
  6. Schnelle Problemlösung
  7. Höhere Produktivität

In welchen Branchen ist Workflow Automation umsetzbar?

Automatisierte Workflows lassen sich in vielen Branchen und Unternehmensbereichen realisieren. Sie bringen vor allem Effizienz in Abl√§ufe, bei denen Mitarbeiter ihre Arbeitsschritte oder -ergebnisse dokumentieren, Fehler kritische Konsequenzen h√§tten, Mitarbeiter neue T√§tigkeiten ausf√ľhren m√ľssen und visuelle Arbeitsanleitungen hilfreich sind.

In diesen Branchen wird Workflow Automation vermehrt eingesetzt:

Einsatzszenarien und Praxisbeispiele

Workflow Automation Apps sind so gut wie ihr Use Case. Es liegt an der strategischen Kreativit√§t von Unternehmen die Technologie in wirtschaftlichen Mehrwert zu verwandeln. Viele Anwendungsfelder f√ľr Workflow Automation sind denkbar. Drei Beispiele.

1. Wartung

Bisher m√ľssen Techniker ihren Pr√ľfprozess h√§ufig mit Papierchecklisten dokumentieren.¬† Ob die Eintragungen aus der Erinnerung nachgeholt werden, weil die Liste nicht zur Hand war? Das k√∂nnen Manager nicht √ľberpr√ľfen. Die Workflow Automation App auf Smartphone und Head Mounted Display des Technikers registriert jedoch √ľber GPS, wenn er am Einsatzort angekommen ist und schaltet erst dann bestimmte Funktionen frei. Eine Eintragung au√üerhalb des Einsatzradius ist nicht m√∂glich. Gleichzeitig erspart die App dem Anwender, mit Stift und Papier zu hantieren. Per Sprachbefehl navigiert er durch den Prozess und hat beide H√§nde frei, um seine Arbeit unterbrechungsfrei zu erledigen.

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2. Kundensupport

Maschinenhersteller k√∂nnen ihren Kunden √ľber Workflow-Automation-Anwendungen Zusatzservices anbieten, die sie von Wettbewerbern absetzt. Mit der Inbetriebnahme einer neuen Maschine erhalten Kunden eine Schritt-f√ľr-Schritt-Anleitung samt Datenbrille, sodass sie auch komplexe Abl√§ufe ohne externe Experten bew√§ltigen. Kunden sparen Kosten und gewinnen gleichzeitig Autonomie sowie Vertrauen in die Kompetenz des Herstellers.¬†¬†

3. Produktion

In welchen Prozessen verlangsamt sich die Produktion? Wo liegen herausfordernde Aufgaben? Wenn Anwender ihre T√§tigkeiten √ľber eine Workflow-Automation-Anwendung dokumentieren, liefern sie wichtige Daten, auf deren Basis Unternehmen ihre Prozesse optimieren k√∂nnen. Die Mitarbeiter selbst gewinnen Sicherheit, da sie Kontextinformationen zu ihrer T√§tigkeit jederzeit auf Abruf parat haben und das System Fl√ľchtigkeitsfehler verhindert.

Workflow Automation ‚Äď Einfach produktiver arbeiten

Nicht jede Aufgabe kann von Computern √ľbernommen werden, aber fast jede Aufgabe kann durch digitale Tools effizienter erledigt werden. Mit Workflow Automation k√∂nnen Unternehmen Produktivit√§tssteigerungen um bis zu 40 Prozent erreichen. Kein Wunder, dass ihre Verbreitung in den letzten Jahren rasant zugenommen hat.

Wie hoch der Return on Investment f√ľr die Workflow Automation ausf√§llt, entscheidet sich an der strategischen Integration der Tools in die bisherigen Arbeitsabl√§ufe und der Auswahl der richtigen Software. Mittlerweile gibt es viele unterschiedliche Anbieter ‚Äď alle mit eigenen St√§rken und Schw√§chen. Je nach geplanten Einsatzszenarien und individueller Ausgangssituation kommen unterschiedliche L√∂sungen in Frage. Unternehmen sollten sich die Zeit nehmen, Optionen kennenzulernen und zu testen.¬†

Nat√ľrlich k√∂nnen Sie sich bei ALEGER zum Thema Workflow Automation beraten lassen. Gerne beraten wir Sie auch bei der Auswahl der passenden Ger√§te.

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