Menü
Schneller zum Ergebnis kommen mit weniger Aufwand – dank Workflow Automation ist das für jedes Unternehmen möglich. Der Megatrend Automatisierung ist einer der größten Hebel, um die Wettbewerbsfähigkeit von Firmen zu stärken. Vor allem in der Produktion und Industrie lässt sich so viel ungenutztes Potenzial heben.
Ein Workflow, auf Deutsch Arbeitsablauf, beschreibt die technische Umsetzung eines Geschäftsprozesses oder Teilprozesses. Er legt fest, wer welche Aktivitäten bis wann und wie ausführt, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Ein Workflow kann Aktivitäten sequenziell oder parallel organisieren und manuell oder automatisiert durchlaufen werden. Aus Effizienzgründen streben Unternehmen eine größtmögliche Workflow Automation an.
Ein Workflow ist immer in sich abgeschlossen: Er beginnt mit einem Auslöser (Trigger), es folgt eine Aktivität und schließlich ein klarer Endpunkt. Damit festgestellt werden kann, ob der Arbeitsablauf abgeschlossen ist, muss im Vorfeld ein Zielzustand definiert werden. Für den Workflow der Eingangsrechnungsbearbeitung ist der Endpunkt zum Beispiel die Zahlung an den Lieferanten.
Workflow Automation meint eine nach zuvor definierten Regeln automatisierte Ausführung von Arbeitsvorgängen mithilfe digitaler Workflow Systeme. Auch die Unterstützung manueller Tätigkeiten durch digitale Anwendungen wird als Workflow Automation bezeichnet.
Um Workflow Automation in einem Betrieb zu implementieren, müssen Arbeitsprozesse zunächst gedanklich in ihre kleinsten Teilschritte zerlegt werden, um die Aktivitäten zu identifizieren, die automatisiert oder digital unterstützt werden können. Diese Konzeptionsphase entscheidet über die Effektivität der Workflow Automation. Arbeitsprozesse sollten dabei auf ihre Effizienz hinterfragt werden. Werden ineffiziente Prozesse 1:1 automatisiert, erhöht sich nur der Grad der Ineffizienz – die erhofften Vorteile der digitalen Unterstützung bleiben aus.
Die Workflow-Modellierung erfolgt in der Workflow-Automation-Anwendung. Abläufe werden als Baumdiagramm dargestellt und später automatisch in digitale Workflows übersetzt, die Mitarbeiter von sämtlichen Endgeräten abrufen können – von Computer, Laptop, Smartphone, Tablet und Smart Glasses.
Ein Upgrade erhält Workflow Automation, wenn Unternehmen Smart Glasses in ihre Prozesse integrieren. Sie eröffnen die Welt zur Augmented Reality, mit der Unternehmen für eine optimale Nutzerführung in Workflows sorgen. Vor allem wenn physische Tätigkeiten ausgeführt werden müssen, spielen die Tools ihre Vorteile aus.
Statt Anleitungen lesen zu müssen, sehen Mitarbeiter im Display ihrer Smart Glass, wieund wo der nächste Handgriff zu tun ist. Sie können sogar realitätsgetreue 3D-Modelle in ihr Sichtfeld einblenden. Dann sehen Mitarbeiter, wo das nächste Bauteil montiert werden muss oder können leichter beurteilen, ob ein Modell sich harmonisch in die Umgebung einfügt.
Der Marktdruck nimmt in vielen Branchen zu. Zuletzt hat die Corona-Pandemie die Notwendigkeit von Kosteneinsparungen in Unternehmen befeuert. Automatisierung ist ein sicherer Weg, um die Produktivität zu erhöhen. Es ist daher wenig überraschend, dass Analysten von einem Marktwachstum für Workflow Management Software bis 2028 von 30 Prozent ausgehen. Die Investition in Workflow Automation Apps ist im Vergleich zu anderen Maßnahmen zur Kostensenkung niedrig, der Return on Invest stellt sich schnell ein.
Wenn Unternehmen ihre Prozesse in einer Workflow Automation Anwendung abbilden, werden Mitarbeiter Schritt für Schritt durch Arbeitsabläufe geführt. Wer ist für die Freigabe zuständig? Wo finde ich das passende Formular? Viele Unklarheiten, die bei der Arbeit mit Checklisten oder mehreren digitalen Tools aufkommen, entstehen erst gar nicht. Alle notwendigen Daten stellt die Anwendung bereit, Arbeitsergebnisse werden automatisch an die hinterlegten Freigeber weitergeleitet. Rückfragen und Absprachen entfallen.
Da die Benutzerführung in der App immer ähnlich ist, können Mitarbeiter auch neue Tätigkeiten schnell ohne Anleitung ausführen. Für die Zusammenarbeit mit Kunden ergeben sich ganz neue Möglichkeiten: Über Workflow Automation Apps lassen sich Self-Services realisieren, sodass Kunden Tätigkeiten übernehmen, für die sie bislang einen Kundendienstmitarbeiter kontaktieren oder Techniker beauftragen mussten.
Workflow-Automation-Anwendungen senken außerdem die Zahl von Bearbeitungsfehlern, da sie fehlende Angaben erkennen und Eingaben auf Stimmigkeit prüfen. Haben Mitarbeiter dennoch einmal Probleme, sind Fachkollegen oder Administratoren schneller in der Lage zu unterstützen, weil sie den standardisierten Workflow nachvollziehen können. Mitarbeiter gewinnen durch die digitale Unterstützung Zeit, um sich auf Aufgaben zu fokussieren, die einen höheren strategischen Mehrwert für das Unternehmen liefern – individuelle Kundenberatung, Innovationsarbeit und kreative Problemlösung.
Die technische Entwicklung schreitet schneller voran denn je. Abläufe in der Produktion, in Support und Wartung verändern sich. Auch hier profitieren Unternehmen, die mit Workflow Automation arbeiten. Denn über ein Dashboard können die Abläufe per Drag & Drop jederzeit neu modelliert werden. Ohne Programmierkenntnisse. Mit minimalem Aufwand.
Automatisierte Workflows lassen sich in vielen Branchen und Unternehmensbereichen realisieren. Sie bringen vor allem Effizienz in Abläufe, bei denen Mitarbeiter ihre Arbeitsschritte oder -ergebnisse dokumentieren, Fehler kritische Konsequenzen hätten, Mitarbeiter neue Tätigkeiten ausführen müssen und visuelle Arbeitsanleitungen hilfreich sind.
In diesen Branchen wird Workflow Automation vermehrt eingesetzt:
Workflow Automation Apps sind so gut wie ihr Use Case. Es liegt an der strategischen Kreativität von Unternehmen die Technologie in wirtschaftlichen Mehrwert zu verwandeln. Viele Anwendungsfelder für Workflow Automation sind denkbar. Drei Beispiele.
Bisher müssen Techniker ihren Prüfprozess häufig mit Papierchecklisten dokumentieren. Ob die Eintragungen aus der Erinnerung nachgeholt werden, weil die Liste nicht zur Hand war? Das können Manager nicht überprüfen. Die Workflow Automation App auf Smartphone und Head Mounted Display des Technikers registriert jedoch über GPS, wenn er am Einsatzort angekommen ist und schaltet erst dann bestimmte Funktionen frei. Eine Eintragung außerhalb des Einsatzradius ist nicht möglich. Gleichzeitig erspart die App dem Anwender, mit Stift und Papier zu hantieren. Per Sprachbefehl navigiert er durch den Prozess und hat beide Hände frei, um seine Arbeit unterbrechungsfrei zu erledigen.
In unserem Shop finden Sie die besten Industrie Smartphones und Tablets auf dem Markt.
Maschinenhersteller können ihren Kunden über Workflow-Automation-Anwendungen Zusatzservices anbieten, die sie von Wettbewerbern absetzt. Mit der Inbetriebnahme einer neuen Maschine erhalten Kunden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung samt Datenbrille, sodass sie auch komplexe Abläufe ohne externe Experten bewältigen. Kunden sparen Kosten und gewinnen gleichzeitig Autonomie sowie Vertrauen in die Kompetenz des Herstellers.
In welchen Prozessen verlangsamt sich die Produktion? Wo liegen herausfordernde Aufgaben? Wenn Anwender ihre Tätigkeiten über eine Workflow-Automation-Anwendung dokumentieren, liefern sie wichtige Daten, auf deren Basis Unternehmen ihre Prozesse optimieren können. Die Mitarbeiter selbst gewinnen Sicherheit, da sie Kontextinformationen zu ihrer Tätigkeit jederzeit auf Abruf parat haben und das System Flüchtigkeitsfehler verhindert.
Nicht jede Aufgabe kann von Computern übernommen werden, aber fast jede Aufgabe kann durch digitale Tools effizienter erledigt werden. Mit Workflow Automation können Unternehmen Produktivitätssteigerungen um bis zu 40 Prozent erreichen. Kein Wunder, dass ihre Verbreitung in den letzten Jahren rasant zugenommen hat.
Wie hoch der Return on Investment für die Workflow Automation ausfällt, entscheidet sich an der strategischen Integration der Tools in die bisherigen Arbeitsabläufe und der Auswahl der richtigen Software. Mittlerweile gibt es viele unterschiedliche Anbieter – alle mit eigenen Stärken und Schwächen. Je nach geplanten Einsatzszenarien und individueller Ausgangssituation kommen unterschiedliche Lösungen in Frage. Unternehmen sollten sich die Zeit nehmen, Optionen kennenzulernen und zu testen.
Natürlich können Sie sich bei ALEGER zum Thema Workflow Automation beraten lassen. Gerne beraten wir Sie auch bei der Auswahl der passenden Geräte.
Jetzt zurückrufen lassen:
Schreiben Sie uns einfach Ihr Anliegen. Wir melden uns in den nächsten
5 Minuten!
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.