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Perfekte Elektrik und Mechanik galten lange als Maß aller Dinge in der Instandhaltung. Mittlerweile kommt es nicht nur auf den Zustand der Maschinen an. Steigender Wettbewerbsdruck fordert Unternehmen heraus, die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe zu verbessern. Gleichzeitig nimmt die Komplexität der Rechtsvorschriften für Betreiber zu. Instandhalter stehen vor dem Spagat, hohe Sicherheitsanforderungen gewährleisten und Kosten senken zu müssen. Computerized Maintenance Management Systeme (CMMS) sind ein Weg, um ihn zu bewältigen.
CMMS ist die Abkürzung für Computerized Management System (computergestütztes Instandhaltungssystem). Die Anwendungen unterstützen alle Arbeitsvorgänge der Instandhaltung; von der Einsatzplanung, über die Arbeitsausführung bis zur Dokumentation. Mit dem Einsatz von CMMS sorgen Unternehmen für eine rechtskonforme und sichere Instandhaltung, ohne die Prozessgeschwindigkeit unnötig zu verlangsamen.
Teilweise werden die Begriffe Maintenance Software oder Instandhaltungssoftware synonym zu CMMS verwendet.
Der Funktionsumfang von CMMS kann sich je nach Software unterscheiden. In der Regel werden jedoch alle oder viele der folgenden Anwendungsbereiche abgedeckt.
Tabellenkalkulation waren lange das Instrument der Wahl in der Einsatzplanung. Die Pläne wurden allerdings schnell unübersichtlich und – ein großes Manko – waren nicht mit anderen Tools verknüpft.
Moderne CMMS Software bietet Anwendern eine ansprechende grafische Oberfläche und einfache Usability: Mit wenigen Klicks können Aufträge angelegt und sämtliche Informationen zur Anlage und Wartung verknüpft werden. An digitalen Plantafeln teilen Einsatzplaner per Drag & Drop Mitarbeiter bestimmten Aufträgen zu.
Viele bis dato manuelle Vorgänge sind jetzt automatisiert, zum Beispiel wird automatisch angezeigt, wie sich personelle Veränderungen auf Budget und Auslastung auswirken und ein Großteil der E-Mail-Kommunikation kann als Kommentare im CMMS geführt werden.
Sämtliche Informationen zu Anlagen sind im CMMS-System gespeichert. Die Übersicht enthält unter anderem Angaben zum Hersteller, zu Seriennummern, bisherigen Instandhaltungsmaßnahmen und -kosten, Statistiken zu Ausfallzeiten und Leistung.
Wann ist die nächste Wartung fällig? Teilweise können CMMS-Systeme Arbeitsaufträge automatisch in Abhängigkeit von Zeit, letzten Wartungsergebnissen oder Kundenmitteilung anlegen.
Sie wollen mehr über die Prävention von Ausfällen erfahren? Lesen Sie unseren Experten-Artikel zum Thema Smart Maintenance.
Servicetechniker erhalten eine Benachrichtigung über den neuen Auftrag und können sich mithilfe der CMMS-Anwendung vorbereiten. Sie sehen, welche Werkzeuge und Materialien sie benötigen und können diese bei Bedarf aus der Anwendung bestellen. Durch die Verknüpfung der Materialverwaltung mit dem CMMS lassen sich Lager- und Produktkosten überwachen und optimieren.
CMMS ersetzen häufig auch die analogen Fahrtenbücher. Statt mit Stift und Papier zu hantieren, ruft der Techniker die Anwendung auf seinem Smartphone und startet das Tracking seiner Fahrt mit einem Klick. Alles Weitere übernimmt das GPS.
Beim Betreiber der Anlage angekommen, können Techniker über die CMMS-Plattform Dokumentationen und Checklisten aufrufen. Sie müssen weder Ordner mitnehmen noch durch die Tiefen von Verzeichnissen klicken, um frühere Prüfergebnisse oder wichtige Informationen einzusehen. Einige CMMS leiten sogar Schritt für Schritt durch Prüfprozesse, indem sie sich mit Head Mounted Displays kombinieren und per Sprachbefehl steuern lassen.
Werden die Dateneingaben in Echtzeit an die Plattform übermittelt, können Mitarbeiter in der Unternehmenszentrale jederzeit sehen, wie weit der Arbeitsfortschritt ist und gegebenenfalls kurzfristige Planänderungen vornehmen.
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CMMS sorgen für eine lückenlose Dokumentation sämtlicher Instandhaltungsprozesse. Damit zentralisieren sie auch die Datenhaltung. Für Unternehmen erschließen sich damit neue Möglichkeiten, Prozesse zu analysieren und Verbesserungspotenzial zu erkennen.
Doch nicht nur für die interne Prozessverbesserung sind die Analyse-Funktionen von CMMS nützlich. Sie vereinfachen auch den Nachweis bestimmter Geschäftsstandards, der für Zertifizierungen und Audits gefordert wird. Auf Knopfdruck können Unternehmen Berichte generieren, die speziell auf die Anforderungen von Audits zugeschnitten sind.
Die Anschaffungskosten von industriellen Anlagen sind hoch. Daher strebt jedes Unternehmen danach, die erwartete Lebensdauer möglichst auszuschöpfen und das bei niedrigen Ausfallzeiten. Vor allem der zuverlässige Betrieb hat enorme betriebswirtschaftliche Auswirkungen. Denn mit jedem ungeplanten Stillstand gerät die Produktion ins Stocken, geht Umsatz verloren und werden womöglich Partner und Kunden verärgert. Wer eine optimale Ausbringung bei minimierten Stillständen erreichen will, kommt um den Einsatz einer CMMS-Software nicht herum.
Die digitale Plattform zentralisiert und standardisiert Abläufe. Sie vereinfacht die Kommunikation von Maintenance Managern und Technikern, aber auch mit Kunden und Geschäftspartnern. Denn viele Informationen können sich Fragende selbst mit wenigen Klicks beschaffen und nächste Schritte im CMMS einsehen – und das in der Regel ortsunabhängig vom Smartphone, Tablet oder Laptop. Diese Transparenz und Klarheit beschleunigen die Instandhaltungsprozesse enorm.
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In den WarenkorbMaintenance Software lohnt sich aber nicht nur aus der Kostenperspektive. Sie entlastet Einsatzplaner, die nun eine bessere Übersicht über Aufträge und Prioritäten haben, und vereinfacht Technikern den Arbeitsalltag, zum Beispiel durch Ein-Klick-Fahrtenbücher, digitale Werkzeuglisten und Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Kurz: Sie erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit mit allen positiven Auswirkungen auf Fluktuation und Produktivität.
Auch die Sicherheit der Techniker und die Compliance des Unternehmens profitieren von den standardisierten digitalen Abläufen. Fehler in der Wartung können vielfach softwareseitig verhindert werden, weil Schritte nicht ausgelassen werden können. Gleichzeitig werden Absprachen erfasst und Tätigkeiten sowie Ergebnisse im Hintergrund automatisch dokumentiert, sodass bei Haftungsfragen Vorgänge lückenlos nachvollziehbar sind.
Unternehmen haben die Qual der Wahl: Zahlreiche Anbieter werben für ihre Maintenance Software. Welche die beste oder richtige ist, lässt sich nur individuell ermitteln. Einige grundlegende Tipps möchten wir Ihnen aber für Ihren Entscheidungsprozess mitgeben.
Der Trend zur Cloud betrifft auch die Instandhaltungssoftware. Ein wesentlicher Vorteil: Unternehmen sparen sich hohe Anfangsinvestitionen. Mit einer SaaS CMMS-Lösung nutzen sie die Hardware des Anbieters und können bei steigendem Datenvolumen flexibel Serverkapazitäten hinzubuchen. Die eigene IT-Abteilung wird, falls vorhanden, ebenfalls entlastet. Denn Wartung und Administration der Plattform übernimmt der Anbieter, der sich auch um die Lösung technischer Probleme kümmert. Die meisten SaaS CMMS nutzen ein Abomodell. Dabei profitieren Unternehmen kostenfrei von Updates und Funktionserweiterungen.
Damit das CMMS sein Potenzial voll entfalten kann, muss eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sichergestellt sein. Schnittstellen zum ERP-System, PLM und DMS sollten vorhanden und kompatibel sein. Damit die Anwendung für alle Mitarbeiter mobil problemlos zu verwenden ist, achten Sie darauf, welche mobilen Betriebssysteme unterstützt werden.
Es spielt keine Rolle, wie groß der Funktionsumfang und wie leistungsstark die Software ist, wenn die Oberfläche für Nutzer nicht einfach zu bedienen ist. Wenn umfangreiche Schulungen notwendig sind und Mitarbeiter auch danach regelmäßig Probleme in der Anwendung haben und sie nicht gerne nutzen, bleiben die realisierten Vorteile aus dem CMMS begrenzt. Beziehen Sie deswegen Techniker und Planer mit in die Auswahl der Software und Tests mit ein – und überlassen Sie diese nicht ausschließlich IT-Verantwortlichen.
Die dritte Empfehlung ist strategischer Art: Viele CMMS-Plattformen sind funktional überdimensioniert und daher unverhältnismäßig kostspielig. Verschaffen Sie sich vorab Klarheit, welche Funktionen Sie zwingend benötigen und welche optional sind. Beziehen Sie hierzu alle Stakeholder mit ein. Vergleichen Sie anschließend Anbieter und verteilen Sie Punkte pro Kriterium entsprechend Ihrer Zufriedenheit, um Ihre Entscheidung auf objektiverer Basis zu treffen.
Brauchen Sie Unterstützung bei der Auswahl der besten CMMS-Software? Wir helfen Ihnen gerne!
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Nehmen Sie sich die Zeit, die Plattform vor dem Kauf ausgiebig zu testen. Seriöse Anbieter bieten kostenlose Testzugänge oder -zeiträume an. Spielen Sie die zentralen Arbeitsvorgänge durch und vergleichen Sie, in wie vielen Schritten Anwender das gewünschte Ziel erreichen. Auch hier: Lassen Sie Mitarbeiter aus den unterschiedlichen Anwendergruppen testen und beziehen Sie ihr Feedback in die Entscheidung ein.
Wer die Produktivität seiner Techniker maximieren will, sollte CMMS wählen, die Augmented Reality (AR) unterstützen.
Digitale Checklisten und Anleitungen können Mitarbeiter über Smart Glasses noch einfacher abrufen. Sie müssen ihre Tätigkeit dann nicht unterbrechen, um zum Beispiel Checklisten am Tablet auszufüllen, sondern können diese per Sprachbefehl aufrufen und Dokumenten auf ihrer Datenbrillen lesen.
Einige CMMS bieten die Möglichkeit Workflow Automation mit AR-Elementen anzulegen. Statt nächste Prüfschritte in Textform zu beschreiben, werden sie digital über eine Datenbrille in das Sichtfeld des Anwenders visualisiert.
Sollten Techniker doch einmal persönliche Unterstützung benötigen, liefert CMMS-Software mit AR-Unterstützung den Vorteil, dass Experten per Sprachbefehl angerufen werden können und über die Datenbrille Remote eine Beurteilung des Problems vornehmen können. Sie sehen „durch die Augen des Technikers“ und können ihn Schritt für Schritt durch die Problemlösung leiten. Diese Fernwartung ist nur mithilfe eines Tablets so nicht realisierbar.
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Darüber hinaus lassen sich AR-Funktionen an vielen weiteren Stellen im Arbeitsprozess integrieren. Allein beim Einsatz im Feld sparen Techniker jedoch durch Datenbrillen und AR-Software bis zu einer Arbeitsstunde pro Tag. AR macht die Arbeitsausführung für Mitarbeiter nicht nur bequemer, sondern bringt für Unternehmen eine signifikante Produktivitätserhöhung bzw. eine deutliche Kostensenkung.
Sehen Sie sich im Video von Workheld an, wie Unternehmen mithilfe solcher digitalen Anwendungen ihre Instandhaltungsprozesse optimieren können:
CMMS sind keine neue Entwicklung. Die Anwendungen sind seit den 1980er-Jahren in vielen Unternehmen im Einsatz. Allerdings hat sich der Leistungsumfang der Maintenance Software in den letzten Jahren massiv verändert.
Heute sind CMMS mobil, tief in die IT-Infrastruktur integriert, intuitiv zu nutzen und um ein Vielfaches schneller als Maintenance Software, die vor fünfzehn, zehn oder auch fünf Jahren am Markt angeboten wurde.
Wer seine Maintenance-Management-Anwendung als Legacy-Software einstuft, sollte dringend über einen Wechsel nachdenken. Kosteneffiziente Prozesse in der Instandhaltung sind angesichts steigenden Wettbewerbsdrucks heute wichtiger denn je. Bei der Suche nach neuen Wegen, um Sicherheit von Mensch und Maschine, Produktivleistung der Anlagen und Kosten in ein betriebswirtschaftlich optimales Verhältnis zu bringen, spielen CMMS eine wichtige Rolle.
Die jüngste Innovation im CMMS-Bereich ist nach der Einführung von Cloud-Technologie die Integration von Augmented Reality. AR-Funktionen unterstützen viele Instandhaltungsprozesse und können die Arbeitskosten – richtig integriert – um rund 20 % senken. Bisher ist die Technologie noch nicht flächendeckend im Einsatz. Die rasante Verbreitung in den letzten Jahren dürfte sich jedoch in Zukunft fortsetzen. AR gehört neben künstlicher Intelligenz und Automatisierung zu den großen Technologietrends in der Industrie 4.0.
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