Работните потоци могат да бъдат съвсем прости: контролен списък на хартия или ръководство стъпка по стъпка в уикито на компанията обяснява на служителите как да поддържат дадена машина, да издадат фактура или да поискат почивен ден. Такива работни потоци осигуряват определена ефективност, тъй като ориентират служителите кои задачи трябва да се обработват в какъв ред и стандартизират процедурите. Но този подход на контролния списък има слабости.
Често служителите не четат инструкциите и продължават да действат по свой начин. Тогава бързо се появяват грешки и не се постига постоянно качество на резултатите. Системите за управление на работните потоци предлагат решение.
Системата за управление на работните потоци е софтуер, в който работните потоци могат да се моделират цифрово и да се използват за насочване на служителите чрез работните процеси.
По този начин софтуерът за работни потоци не само повишава скоростта на обработка и облекчава служителите, но и предотвратява грешки от техническа страна. Това е така, защото приложението може да проверява входните данни по предварително определени критерии и да предотвратява преминаването към следващата стъпка на обработка в случай на нередности.
Ако работните процеси са структурирани цифрово, се осигурява стандартизирана процедура, което има положителен ефект върху качеството на резултатите от работата. Освен това проблемите могат да се проследяват по-лесно, тъй като всеки служител следва един и същ работен процес. Промените в процедурите са лесни за изпълнение и гарантират спазването им с помощта на инструменти за работни процеси.
Оптимизацията може да бъде постигната във всяка област на компанията чрез въвеждане на системи за управление на работните процеси.