Работен поток: Как работи ефективното управление на работния поток

Кой оптимизира процесите си по-интелигентно? Ефективните бизнес процеси са предпоставка за постигане на силна конкурентна позиция от страна на компаниите. Цифровите работни потоци и системите за управление на работните потоци се превръщат в ключови фактори в този контекст.

Какво е работен процес?

Термините „бизнес процес“ и „работен процес“ често се използват като синоними, но при по-внимателно вглеждане те не са такива. Бизнес процесите описват кои работни стъпки трябва да бъдат извършени в какъв ред, за да се постигне желаният резултат.

Работен процес - определение

Работният процес описва техническото изпълнение на бизнес процес или подпроцес. В него се посочва кой, кога и как извършва определени дейности, за да се постигне определен резултат. Работният процес може да организира дейностите последователно или паралелно и може да се изпълнява ръчно или автоматизирано. От съображения за ефективност компаниите се стремят към възможно най-голям
Автоматизация на работния процес
възможно.

Елементи на работния процес

Работният процес винаги е самостоятелен: Тя започва с тригер, последван от дейност и накрая с ясна крайна точка. За да се определи дали работният процес е завършен, трябва предварително да се определи целево състояние. Например при работния процес за обработка на входящи фактури крайната точка е плащане към доставчика.

Предимства на системите за управление на работния процес

Работните потоци могат да бъдат съвсем прости: контролен списък на хартия или ръководство стъпка по стъпка в уикито на компанията обяснява на служителите как да поддържат дадена машина, да издадат фактура или да поискат почивен ден. Такива работни потоци осигуряват определена ефективност, тъй като ориентират служителите кои задачи трябва да се обработват в какъв ред и стандартизират процедурите. Но този подход на контролния списък има слабости.

Често служителите не четат инструкциите и продължават да действат по свой начин. Тогава бързо се появяват грешки и не се постига постоянно качество на резултатите. Системите за управление на работните потоци предлагат решение.

Системата за управление на работните потоци е софтуер, в който работните потоци могат да се моделират цифрово и да се използват за насочване на служителите чрез работните процеси.

По този начин софтуерът за работни потоци не само повишава скоростта на обработка и облекчава служителите, но и предотвратява грешки от техническа страна. Това е така, защото приложението може да проверява входните данни по предварително определени критерии и да предотвратява преминаването към следващата стъпка на обработка в случай на нередности.

Ако работните процеси са структурирани цифрово, се осигурява стандартизирана процедура, което има положителен ефект върху качеството на резултатите от работата. Освен това проблемите могат да се проследяват по-лесно, тъй като всеки служител следва един и същ работен процес. Промените в процедурите са лесни за изпълнение и гарантират спазването им с помощта на инструменти за работни процеси.

Оптимизацията може да бъде постигната във всяка област на компанията чрез въвеждане на системи за управление на работните процеси.

Сценарии на приложение

Финанси: Бизнес процес е например издаването на фактури. Работният процес описва или определя кое приложение се използва за генериране на фактура, кой трябва да я издаде и по какъв път, както и как тя се изпраща на клиента.

Поддръжка: Производствените съоръжения и машини трябва да се проверяват редовно. Работните потоци определят кои измервания трябва да събират служителите и в какъв ред. Инструментите за работни потоци ви водят стъпка по стъпка през процеса и предотвратяват забравянето на важни проверки.

Логистика: При получаването на стоките доставките трябва да се проверяват за качество и пълнота. Софтуерът за работни потоци може да подпомогне това чрез запитване за резултатите от отделните работни стъпки и изискване на различни следващи стъпки от служителя в зависимост от данните.

Системите за управление на работните процеси, които използват функции за асистирана реалност, са особено ефективни. Тук работните стъпки се симулират в компютъра на потребителя.
Умни очила
се симулират в зрителното поле на потребителя или се показват бележки и контекстуална информация: Кои измерени стойности са в нормалния диапазон? Къде може да се намери клапанът, който трябва да се тества? Какви инструменти трябва да се носят за работа?

Благодарение на софтуера за управление на работния процес служителите могат да се концентрират върху основните си задачи. Отпадат много приготовления и справки, не е необходимо да се търсят документи и да се питат лицата за контакт.

Може би ще се заинтересувате и от това:

В нашия магазин ще намерите най-добрите очила за данни на пазара.

Предимства на системите за управление на работния процес накратко

  • Стандартизация на оптимални процеси
  • Лесно и гъвкаво адаптиране на работните процеси
  • По-висока производителност и ефективност
  • По-добра прозрачност
  • По-малко усилия за комуникация
  • По-малко грешки
  • По-бърз достъп до съответната информация

Софтуерът за управление на работни потоци структурира работните потоци, картографира ги в цифров вид и интегрира механизми за намаляване на грешките. Не всяка система обаче автоматизира дейностите. Затова компаниите, които имат за цел автоматизация, трябва да търсят специално инструменти за автоматизация на работния процес.

Как да създам ефективен работен процес?

За да може софтуерът за управление на работните потоци да предостави на компанията значителни предимства по отношение на ефективността, съхранените работни потоци трябва да бъдат стратегически проектирани. Колкото по-добре компаниите моделират работните си процеси, толкова повече време и разходи могат да бъдат спестени.

За моделирането са полезни методите за визуализация на процесите, като например веригата от процеси, управлявани от събития (EPC), или унифицираният език за моделиране (UML). По този начин можете да представяте работните процеси като блок-схеми и лесно да ги адаптирате към нови идеи.

  1. Моделиране на бизнес процесите: Първо представете бизнес процеса като цяло в отделни подстъпки. Определете кой какво трябва да прави и кога в процеса.
  2. Моделиране на работния процес: Изберете подпроцес, който искате да автоматизирате възможно най-добре чрез система за управление на работния процес. Разделете този подпроцес на отделни дейности, които могат да бъдат автоматизирани.
  3. Внедряване на работния процес: Внедрете технически работния процес чрез конфигуриране на приложения или програмиране на приложения и интегрирайте работния процес във вашите операции.
  4. Оптимизиране на работния процес: Трябва редовно да проверявате работния процес за ефективност и ефикасност. Често едва след известно време служителите осъзнават къде работният процес може да бъде оптимизиран. Възможностите на софтуера за управление на работния процес също се развиват непрекъснато, така че на определени интервали от време трябва да се извършва преглед на работния процес.

Защо си струва да се оптимизира управлението на работния процес

Управлението на работните потоци е един от най-важните проблеми в компаниите. Според прогнозите на американската компания за пазарни проучвания Grand View Research пазарът на съответния софтуер ще нарасне с
да нарасне с 30%.
. Това едва ли е изненадващо с оглед на потенциалните предимства на инструментите на работния процес по отношение на разходите. Освен това софтуерът за управление на работния процес е в основата на това, ако компаниите искат да се възползват от мегатенденцията на автоматизацията.

За разлика от други технологии и концепции, които помагат на компаниите да реализират ползи за ефективността, системите за управление на работните процеси могат да бъдат внедрени със сравнително малък бюджет. Обикновено обаче увеличението на производителността бързо достига двуцифрен процент. Ето защо си струва компаниите от всякакъв мащаб да се занимават с въпросите на оптимизацията на работния процес. Това е от полза не само за крайния резултат, но и за удовлетвореността на служителите.

Разбира се, можете да получите съвет от ALEGER по темата за управление на работния процес. Ще се радваме да ви посъветваме и за избора на подходящо оборудване.

Получете обратно обаждане сега:

Съдържание
Select the fields to be shown. Others will be hidden. Drag and drop to rearrange the order.
  • Image
  • SKU
  • Rating
  • Stock
  • Availability
  • Description
  • Content
  • Weight
  • Dimensions
  • Attributes
  • Custom attributes
  • Custom fields
Click outside to hide the compare bar
Compare

Wir rufen Sie umgehend zurück

Individuelles Angebot anfordern

Ще ви се обадим незабавно

Заявка за индивидуална оферта