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Alcançar resultados mais rapidamente com menos esforço – graças à automação do fluxo de trabalho, isto é possível para cada empresa. A megatendência da automação é uma das maiores alavancas para reforçar a competitividade das empresas. Especialmente na produção e na indústria, muito potencial não explorado pode ser levantado desta forma.
Um fluxo de trabalho descreve a implementação técnica de um processo ou subprocesso de negócio. Especifica quem realiza quais atividades, quando e como, para alcançar um determinado resultado. Um fluxo de trabalho pode organizar atividades sequencialmente ou em paralelo e pode ser executado manualmente ou automaticamente. Por razões de eficiência, as empresas lutam pela maior automatização possível do fluxo de trabalho.
Um fluxo de trabalho é sempre auto-contido: Começa com um gatilho, seguido por uma atividade e, finalmente, um ponto final claro. Para determinar se o workflow está completo, é necessário definir previamente um estado de destino. Por exemplo, para o workflow de processamento de notas fiscais recebidas, o ponto final é o pagamento ao fornecedor.
A automação do workflow significa a execução automatizada dos processos de trabalho de acordo com regras previamente definidas com a ajuda de sistemas de workflow digital. sistemas digitais de fluxo de trabalho . O suporte de atividades manuais por aplicações digitais também é chamado de automação de fluxo de trabalho.
Para implementar a automação do fluxo de trabalho em uma empresa, os processos de trabalho devem primeiro ser mentalmente decompostos em seus menores sub-passos, a fim de identificar as atividades que podem ser automatizadas ou suportadas digitalmente. Esta fase de desenho determina a eficácia da automatização do fluxo de trabalho. Os processos de trabalho devem ser escrutinados quanto à sua eficiência. Se os processos ineficientes são automatizados 1:1, apenas o grau de ineficiência aumenta – os benefícios esperados do suporte digital não se concretizam.
A modelação do fluxo de trabalho é feita na aplicação de automatização do fluxo de trabalho. Os processos são exibidos como um diagrama em árvore e posteriormente traduzidos automaticamente em fluxos de trabalho digitais que os funcionários podem acessar a partir de todos os dispositivos finais – computador, laptop, smartphone, tablet e Óculos Inteligentes .
A automação do fluxo de trabalho recebe uma atualização quando as empresas integram óculos inteligentes em seus processos. Eles abrem o mundo para Realidade AumentadaA empresa utiliza isto para assegurar uma orientação óptima do utilizador nos fluxos de trabalho. Especialmente quando as actividades físicas têm de ser realizadas, as ferramentas mostram as suas vantagens.
Em vez de terem de ler instruções, os empregados podem ver no visor dos seus óculos inteligentes como e onde deve ser tomada a próxima acção. Eles podem até sobrepor modelos 3D realistas ao seu campo de visão. Então os funcionários podem ver onde o próximo componente precisa ser montado ou podem mais facilmente julgar se um modelo se encaixa harmoniosamente no seu ambiente.
A pressão do mercado está a aumentar em muitos sectores. Mais recentemente, a pandemia de Corona tem alimentado a necessidade de redução de custos nas empresas. A automação é uma forma segura de aumentar a produtividade. Portanto, não é surpreendente que os analistas esperem que o mercado de software de gestão do fluxo de trabalho cresça até 2028, a partir de 30 por cento sair. O investimento em aplicações de automação do fluxo de trabalho é baixo comparado com outras medidas de redução de custos, e o retorno sobre o investimento é rápido.
Quando as empresas mapeiam seus processos em uma aplicação de automação de fluxo de trabalho, os funcionários são guiados passo a passo através dos fluxos de trabalho. Quem é o responsável pela libertação? Onde posso encontrar a forma certa? Muitas ambiguidades que surgem quando se trabalha com listas de verificação ou múltiplas ferramentas digitais não surgem em primeiro lugar. A aplicação fornece todos os dados necessários, e os resultados do trabalho são automaticamente encaminhados para os aprovadores depositados. Não há dúvidas ou acordos.
Como a orientação do usuário no aplicativo é sempre semelhante, os funcionários também podem realizar novas atividades rapidamente, sem instruções. Isto abre possibilidades completamente novas para a colaboração com os clientes: Os auto-serviços podem ser realizados através de aplicativos de automação de fluxo de trabalho, de modo que os clientes possam assumir as atividades para as quais eles tinham que entrar em contato anteriormente com um representante de atendimento ao cliente ou instruir técnicos.
As aplicações de automação do fluxo de trabalho também reduzem o número de erros de processamento, identificando a informação em falta e verificando a consistência das entradas. Se os funcionários ainda tiverem problemas, os colegas ou administradores podem fornecer suporte mais rapidamente porque podem seguir o fluxo de trabalho padronizado. Os funcionários ganham tempo através do suporte digital para se concentrarem em tarefas que oferecem maior valor acrescentado estratégico para a empresa – aconselhamento individual ao cliente, trabalho de inovação e resolução criativa de problemas.
O desenvolvimento técnico está a progredir mais rápido do que nunca. Os processos de produção, suporte e manutenção estão mudando. Aqui também, as empresas que trabalham com automação do fluxo de trabalho se beneficiam. Isto porque os processos podem ser remodelados a qualquer momento através de um painel de controle usando o método de arrastar e soltar. Sem conhecimentos de programação. Com o mínimo esforço.
Os fluxos de trabalho automatizados podem ser realizados em muitas indústrias e áreas de negócio. Acima de tudo, eles trazem eficiência a processos onde os funcionários documentam suas etapas ou resultados de trabalho, erros teriam conseqüências críticas, os funcionários têm que realizar novas atividades e instruções visuais de trabalho são úteis.
A automação do fluxo de trabalho é cada vez mais utilizada nestas indústrias:
As aplicações de automação do fluxo de trabalho são tão boas quanto o seu caso de uso. Cabe à criatividade estratégica das empresas transformar a tecnologia em valor econômico. Muitos campos de aplicação para automação do fluxo de trabalho são concebíveis. Três exemplos.
Até agora, os técnicos tinham frequentemente de documentar o seu processo de teste com listas de verificação em papel. Se as entradas são feitas de memória porque a lista não estava à mão? Os gerentes não podem verificar isso. O aplicativo de automação do fluxo de trabalho no smartphone e Visor montado na cabeça do técnico, porém, registra-se via GPS quando chega ao local e só então ativa certas funções. O registro fora do raio de operação não é possível. Ao mesmo tempo, o aplicativo evita que o usuário tenha que manusear caneta e papel. Ele navega pelo processo por comando de voz e tem ambas as mãos livres para fazer o seu trabalho sem interrupção.
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Os fabricantes de máquinas podem oferecer aos seus clientes serviços adicionais através de aplicações de automação de fluxo de trabalho que os diferenciam da concorrência. Com o comissionamento de uma nova máquina, os clientes recebem instruções passo a passo, incluindo óculos de dados, para que possam dominar até mesmo processos complexos sem especialistas externos. Os clientes poupam custos e ao mesmo tempo ganham autonomia e confiança na competência do fabricante.
Em que processos é que a produção abranda? Onde estão as tarefas desafiadoras? Quando os usuários documentam suas atividades através de uma aplicação de automação do fluxo de trabalho, eles fornecem dados importantes com base nos quais as empresas podem otimizar seus processos. Os próprios funcionários ganham segurança, pois têm sempre informações contextuais sobre suas atividades na ponta de seus dedos e o sistema evita erros descuidados.
Nem todas as tarefas podem ser feitas por computadores, mas quase todas as tarefas podem ser feitas de forma mais eficiente por ferramentas digitais. Com a automação do fluxo de trabalho, as empresas podem alcançar aumentos de produtividade de até 40 por cento. Não é de admirar que a sua propagação tenha aumentado rapidamente nos últimos anos.
O retorno do investimento para a automação do fluxo de trabalho depende da integração estratégica das ferramentas nos fluxos de trabalho existentes e da seleção do software certo. Existem agora muitos provedores diferentes – todos com os seus próprios pontos fortes e fracos. Dependendo dos cenários de aplicação planejados e da situação inicial individual, diferentes soluções são postas em questão. As empresas devem ter tempo para conhecer e testar as opções.
Naturalmente, você pode obter conselhos da ALEGER sobre o tema da automatização do fluxo de trabalho. Teremos também todo o prazer em aconselhá-lo sobre a selecção do equipamento adequado.
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