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Obtenir un résultat plus rapidement avec moins d’efforts – grâce à l’automatisation du flux de travail, c’est possible pour chaque entreprise. La méga-tendance de l’automatisation est l’un des plus grands leviers pour renforcer la compétitivité des entreprises. C’est surtout dans la production et l’industrie qu’il est possible d’exploiter un grand potentiel inexploité.
Un workflow, en français flux de travail, décrit la mise en œuvre technique d’un processus commercial ou d’un processus partiel. Il détermine qui exécute quelles activités, jusqu’à quand et comment, afin d’atteindre un certain résultat. Un workflow peut organiser des activités de manière séquentielle ou parallèle et être parcouru manuellement ou de manière automatisée. Pour des raisons d’efficacité, les entreprises cherchent à automatiser au maximum leur flux de travail.
Un flux de travail est toujours autonome : Il commence par un déclencheur (trigger), il est suivi d’une activité et enfin d’un point final clair. Pour pouvoir déterminer si le processus de travail est terminé, il faut définir au préalable un état cible. Pour le workflow de traitement des factures entrantes, le point final est par exemple le paiement au fournisseur.
L’automatisation des flux de travail désigne l’exécution automatisée de processus de travail selon des règles prédéfinies, à l’aide de systèmes numériques. systèmes de flux de travail numériques . On parle également d’automatisation du flux de travail pour désigner l’assistance apportée aux activités manuelles par des applications numériques.
Pour mettre en œuvre l’automatisation des flux de travail dans une entreprise, il faut d’abord décomposer mentalement les processus de travail en leurs plus petites étapes partielles afin d’identifier les activités qui peuvent être automatisées ou assistées numériquement. Cette phase de conception détermine l’efficacité de l’automatisation du workflow. L’efficacité des processus de travail devrait être remise en question. Si des processus inefficaces sont automatisés 1:1, seul le degré d’inefficacité augmente – les avantages escomptés du soutien numérique ne sont pas au rendez-vous.
La modélisation du workflow s’effectue dans l’application d’automatisation du workflow. Les processus sont représentés sous forme d’arborescence et sont ensuite automatiquement traduits en flux de travail numériques auxquels les collaborateurs peuvent accéder à partir de tous les terminaux – ordinateurs, ordinateurs portables, smartphones, tablettes et tablettes tactiles. Lunettes intelligentes .
L’automatisation du flux de travail est mise à niveau lorsque les entreprises intègrent des lunettes intelligentes dans leurs processus. Ils ouvrent le monde à la Réalité augmentéeLes entreprises peuvent ainsi garantir un guidage optimal des utilisateurs dans les flux de travail. C’est surtout lorsque des activités physiques doivent être effectuées que les outils font valoir leurs avantages.
Au lieu de devoir lire des instructions, les employés voient sur l’écran de leurs lunettes intelligentes comment et où effectuer la prochaine action. Ils peuvent même faire apparaître des modèles 3D fidèles à la réalité dans leur champ de vision. Les collaborateurs voient alors où le prochain composant doit être monté ou peuvent plus facilement juger si un modèle s’intègre harmonieusement dans l’environnement.
La pression du marché s’accroît dans de nombreux secteurs. Dernièrement, la pandémie de Corona a alimenté la nécessité de réduire les coûts dans les entreprises. L’automatisation est un moyen sûr d’augmenter la productivité. Il n’est donc pas surprenant que les analystes prévoient une croissance du marché des logiciels de gestion du flux de travail de 30 pour cent sortir. L’investissement dans les Workflow Automation Apps est faible par rapport à d’autres mesures de réduction des coûts, le retour sur investissement est rapide.
Lorsque les entreprises reproduisent leurs processus dans une application de Workflow Automation, les collaborateurs sont guidés pas à pas à travers les procédures de travail. Qui est responsable de la validation ? Où trouver le formulaire adéquat ? De nombreuses ambiguïtés qui surviennent lorsque l’on travaille avec des listes de contrôle ou plusieurs outils numériques n’apparaissent même pas. Toutes les données nécessaires sont mises à disposition par l’application, les résultats du travail sont automatiquement transmis aux libérateurs enregistrés. Les demandes de précisions et les accords ne sont pas nécessaires.
Comme le guidage de l’utilisateur dans l’application est toujours similaire, les collaborateurs peuvent également exécuter rapidement de nouvelles activités sans instructions. De toutes nouvelles possibilités s’offrent à la collaboration avec les clients : Les applications d’automatisation du workflow permettent de réaliser des self-services, de sorte que les clients prennent en charge des activités pour lesquelles ils devaient jusqu’à présent contacter un collaborateur du service clientèle ou faire appel à des techniciens.
Les applications d’automatisation du workflow réduisent également le nombre d’erreurs de traitement en détectant les données manquantes et en vérifiant la cohérence des entrées. Si les collaborateurs rencontrent malgré tout des problèmes, les collègues spécialisés ou les administrateurs sont plus rapidement en mesure d’apporter leur soutien, car ils peuvent suivre le flux de travail standardisé. Les collaborateurs gagnent du temps grâce à l’assistance numérique, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches qui apportent une plus grande valeur ajoutée stratégique à l’entreprise – conseils personnalisés aux clients, travail d’innovation et résolution créative de problèmes.
Le développement technique est plus rapide que jamais. Les processus de production, d’assistance et de maintenance évoluent. Là encore, les entreprises qui travaillent avec Workflow Automation en tirent profit. En effet, grâce à un tableau de bord, les processus peuvent être remodelés à tout moment par simple glisser-déposer. Sans connaissances en programmation. Avec un minimum d’efforts.
Les flux de travail automatisés peuvent être mis en place dans de nombreux secteurs et domaines d’activité. Ils apportent surtout de l’efficacité dans les processus où les collaborateurs documentent leurs étapes de travail ou leurs résultats, où les erreurs auraient des conséquences critiques, où les collaborateurs doivent effectuer de nouvelles tâches et où les instructions de travail visuelles sont utiles.
L’automatisation du flux de travail est de plus en plus utilisée dans ces secteurs :
Les applications d’automatisation du flux de travail sont aussi bonnes que leur cas d’utilisation. C’est à la créativité stratégique des entreprises de transformer la technologie en valeur ajoutée économique. De nombreux champs d’application de l’automatisation des flux de travail sont envisageables. Trois exemples.
Jusqu’à présent, les techniciens doivent souvent documenter leur processus de contrôle avec des check-lists papier. Les inscriptions seront-elles rattrapées de mémoire parce que la liste n’était pas sous la main ? Les managers ne peuvent pas le vérifier. L’application Workflow Automation sur smartphone et Affichage monté sur tête du technicien enregistre toutefois via GPS lorsqu’il est arrivé sur le lieu d’intervention et n’active certaines fonctions qu’à ce moment-là. Il n’est pas possible de s’inscrire en dehors du rayon d’action. En même temps, l’application évite à l’utilisateur d’avoir à manipuler stylo et papier. Il navigue dans le processus par commande vocale et a les deux mains libres pour effectuer son travail sans interruption.
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Les fabricants de machines peuvent proposer à leurs clients des services supplémentaires via des applications d’automatisation du flux de travail, ce qui les différencie de leurs concurrents. Lors de la mise en service d’une nouvelle machine, les clients reçoivent des instructions étape par étape, y compris des lunettes de données, ce qui leur permet de maîtriser les processus complexes sans avoir recours à des experts externes. Les clients économisent des coûts tout en gagnant en autonomie et en confiance dans les compétences du fabricant.
Dans quels processus la production est-elle ralentie ? Où se trouvent les tâches stimulantes ? Lorsque les utilisateurs documentent leurs activités via une application d’automatisation des flux de travail, ils fournissent des données importantes sur la base desquelles les entreprises peuvent optimiser leurs processus. Les collaborateurs eux-mêmes gagnent en sécurité, car ils ont à tout moment à portée de main des informations contextuelles sur leur activité et le système évite les erreurs d’inattention.
Les ordinateurs ne peuvent pas se charger de toutes les tâches, mais presque toutes les tâches peuvent être effectuées plus efficacement grâce aux outils numériques. L’automatisation des flux de travail permet aux entreprises de réaliser des gains de productivité pouvant atteindre 40 %. Il n’est donc pas étonnant que leur diffusion ait augmenté de manière fulgurante au cours des dernières années.
Le retour sur investissement de l’automatisation des flux de travail dépend de l’intégration stratégique des outils dans les processus de travail existants et du choix du bon logiciel. Il existe aujourd’hui de nombreux fournisseurs différents, chacun avec ses propres forces et faiblesses. Selon les scénarios d’utilisation prévus et la situation de départ individuelle, différentes solutions entrent en ligne de compte. Les entreprises devraient prendre le temps de connaître et de tester les options.
Vous pouvez bien sûr demander conseil à ALEGER sur le thème de l’automatisation du flux de travail. Nous nous ferons également un plaisir de vous conseiller dans le choix des appareils appropriés.
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