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Lograr resultados más rápidamente con menos esfuerzo: gracias a la automatización del flujo de trabajo, esto es posible para todas las empresas. La megatendencia de la automatización es una de las mayores palancas para reforzar la competitividad de las empresas. Especialmente en la producción y en la industria, se puede aprovechar mucho el potencial no explotado de esta manera.
Un flujo de trabajo describe la implementación técnica de un proceso o subproceso de negocio. Especifica quién lleva a cabo qué actividades, cuándo y cómo, para lograr un determinado resultado. Un flujo de trabajo puede organizar las actividades de forma secuencial o en paralelo y puede ejecutarse de forma manual o automatizada. Por razones de eficiencia, las empresas se esfuerzan por lograr la mayor automatización posible del flujo de trabajo.
Un flujo de trabajo es siempre autónomo: Comienza con un desencadenante, seguido de una actividad y, por último, un punto final claro. Para determinar si el flujo de trabajo se ha completado, debe definirse previamente un estado objetivo. Por ejemplo, para el flujo de trabajo de procesamiento de facturas recibidas, el punto final es el pago al proveedor.
La automatización de los flujos de trabajo consiste en la ejecución automática de los procesos de trabajo según reglas previamente definidas con la ayuda de sistemas de flujo de trabajo digitales. sistemas de flujo de trabajo digital . El apoyo a las actividades manuales por parte de las aplicaciones digitales también se denomina automatización del flujo de trabajo.
Para implantar la automatización del flujo de trabajo en una empresa, primero hay que desglosar mentalmente los procesos de trabajo en sus subpasos más pequeños para identificar las actividades que se pueden automatizar o apoyar digitalmente. Esta fase de diseño determina la eficacia de la automatización del flujo de trabajo. Los procesos de trabajo deben ser examinados para comprobar su eficacia. Si se automatizan los procesos ineficientes 1:1, sólo aumenta el grado de ineficacia: los beneficios esperados del apoyo digital no se materializan.
El modelado del flujo de trabajo se realiza en la aplicación de automatización del flujo de trabajo. Los procesos se muestran como un diagrama de árbol y posteriormente se traducen automáticamente en flujos de trabajo digitales a los que los empleados pueden acceder desde todos los dispositivos finales: ordenador, portátil, smartphone, tableta y Gafas inteligentes .
La automatización de los flujos de trabajo mejora cuando las empresas integran las gafas inteligentes en sus procesos. Abren el mundo a Realidad aumentadaLa empresa lo utiliza para garantizar una orientación óptima del usuario en los flujos de trabajo. Especialmente cuando hay que realizar actividades físicas, las herramientas muestran sus ventajas.
En lugar de tener que leer las instrucciones, los empleados pueden ver en la pantalla de sus gafas inteligentes cómo y dónde debe realizarse la siguiente acción. Incluso pueden superponer modelos 3D realistas en su campo de visión. Así, los empleados pueden ver dónde hay que montar el siguiente componente o pueden juzgar más fácilmente si un modelo encaja armoniosamente en su entorno.
La presión del mercado está aumentando en muchos sectores. Recientemente, la pandemia de Corona ha alimentado la necesidad de ahorrar costes en las empresas. La automatización es una forma segura de aumentar la productividad. Por lo tanto, no es de extrañar que los analistas esperen que el mercado de software de gestión de flujos de trabajo crezca en 2028 de 30 por ciento salir. La inversión en aplicaciones de automatización del flujo de trabajo es baja en comparación con otras medidas de reducción de costes, y el retorno de la inversión es rápido.
Cuando las empresas mapean sus procesos en una aplicación de automatización de flujos de trabajo, los empleados son guiados paso a paso a través de los flujos de trabajo. ¿Quién es el responsable de la liberación? ¿Dónde puedo encontrar el formulario adecuado? Muchas de las ambigüedades que surgen cuando se trabaja con listas de control o con múltiples herramientas digitales no se producen en primer lugar. La aplicación proporciona todos los datos necesarios, y los resultados del trabajo se envían automáticamente a los aprobadores depositados. No hay consultas ni arreglos.
Como la guía del usuario en la aplicación es siempre similar, los empleados también pueden realizar nuevas actividades rápidamente sin necesidad de instrucciones. Esto abre posibilidades completamente nuevas de colaboración con los clientes: Los autoservicios pueden realizarse a través de aplicaciones de automatización de flujos de trabajo, de modo que los clientes puedan hacerse cargo de actividades para las que antes tenían que ponerse en contacto con un representante de atención al cliente o dar instrucciones a los técnicos.
Las aplicaciones de automatización del flujo de trabajo también reducen el número de errores de procesamiento al identificar la información que falta y comprobar la coherencia de las entradas. Sin embargo, si los empleados tienen problemas, los compañeros o los administradores pueden prestar ayuda más rápidamente porque pueden seguir el flujo de trabajo estandarizado. Los empleados ganan tiempo gracias a la ayuda digital para centrarse en tareas que aportan un mayor valor añadido estratégico a la empresa: asesoramiento individual a los clientes, trabajo de innovación y resolución creativa de problemas.
El desarrollo técnico avanza más rápido que nunca. Los procesos de producción, asistencia y mantenimiento están cambiando. Aquí también se benefician las empresas que trabajan con la automatización del flujo de trabajo. Esto se debe a que los procesos se pueden volver a modelar en cualquier momento a través de un tablero de mando mediante la función de arrastrar y soltar. Sin conocimientos de programación. Con un esfuerzo mínimo.
Los flujos de trabajo automatizados pueden realizarse en muchos sectores y áreas de negocio. Sobre todo, aportan eficiencia a los procesos en los que los empleados documentan sus pasos o resultados de trabajo, los errores tendrían consecuencias críticas, los empleados tienen que realizar nuevas actividades y las instrucciones de trabajo visuales son útiles.
La automatización del flujo de trabajo se utiliza cada vez más en estos sectores:
Las aplicaciones de automatización de flujos de trabajo son tan buenas como su caso de uso. Depende de la creatividad estratégica de las empresas convertir la tecnología en valor económico. Son muchos los campos de aplicación de la automatización del flujo de trabajo. Tres ejemplos.
Hasta ahora, los técnicos han tenido que documentar a menudo su proceso de pruebas con listas de comprobación en papel. ¿Si las anotaciones están hechas de memoria porque la lista no estaba a mano? Los gestores no pueden comprobarlo. La aplicación de automatización del flujo de trabajo en el smartphone y Pantalla montada en la cabeza del técnico, sin embargo, se registra a través del GPS cuando ha llegado al lugar y sólo entonces activa determinadas funciones. No es posible registrarse fuera del radio de acción. Al mismo tiempo, la aplicación evita que el usuario tenga que manejar lápiz y papel. Navega por el proceso mediante órdenes de voz y tiene las dos manos libres para hacer su trabajo sin interrupciones.
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Los fabricantes de máquinas pueden ofrecer a sus clientes servicios adicionales a través de aplicaciones de automatización del flujo de trabajo que los diferencian de la competencia. Con la puesta en marcha de una nueva máquina, los clientes reciben instrucciones paso a paso que incluyen vasos de datos para que puedan dominar incluso los procesos complejos sin necesidad de expertos externos. Los clientes ahorran costes y, al mismo tiempo, ganan autonomía y confianza en la competencia del fabricante.
¿En qué procesos se ralentiza la producción? ¿Dónde están las tareas difíciles? Cuando los usuarios documentan sus actividades a través de una aplicación de automatización de flujos de trabajo, proporcionan datos importantes sobre la base de los cuales las empresas pueden optimizar sus procesos. Los propios empleados ganan en seguridad, ya que disponen en todo momento de información contextual sobre sus actividades y el sistema evita errores por descuido.
No todas las tareas se pueden hacer con ordenadores, pero casi todas se pueden hacer de forma más eficiente con herramientas digitales. Con la automatización de los flujos de trabajo, las empresas pueden lograr un aumento de la productividad de hasta el 40%. No es de extrañar que su difusión haya aumentado rápidamente en los últimos años.
La rentabilidad de la inversión en la automatización del flujo de trabajo depende de la integración estratégica de las herramientas en los flujos de trabajo existentes y de la selección del software adecuado. Ahora hay muchos proveedores diferentes, todos con sus propios puntos fuertes y débiles. En función de los escenarios de aplicación previstos y de la situación inicial individual, se plantean diferentes soluciones. Las empresas deben tomarse el tiempo necesario para conocer y probar las opciones.
Por supuesto, puede obtener asesoramiento de ALEGER sobre el tema de la automatización del flujo de trabajo. También estaremos encantados de asesorarle en la selección del equipo adecuado.
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