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Qui optimise ses processus de manière plus intelligente ? Des processus commerciaux efficaces sont une condition préalable pour que les entreprises atteignent une position forte face à la concurrence. Dans ce contexte, les flux de travail numériques et les systèmes de gestion des flux de travail deviennent un facteur clé.
Les termes processus métier et workflow sont souvent utilisés comme synonymes, mais à y regarder de plus près, ils ne le sont pas. Les processus de gestion décrivent quelles étapes de travail doivent être effectuées et dans quel ordre pour produire un résultat souhaité.
Un workflow, en français flux de travail, décrit la mise en œuvre technique d’un processus commercial ou d’un processus partiel. Il détermine qui exécute quelles activités, jusqu’à quand et comment, afin d’atteindre un certain résultat. Un workflow peut organiser des activités de manière séquentielle ou parallèle et être parcouru manuellement ou de manière automatisée. Pour des raisons d’efficacité, les entreprises cherchent à obtenir la plus grande Automatisation du flux de travail de la production.
Un flux de travail est toujours autonome : Il commence par un déclencheur (trigger), il est suivi d’une activité et enfin d’un point final clair. Pour pouvoir déterminer si le processus de travail est terminé, il faut définir au préalable un état cible. Pour le workflow de traitement des factures entrantes, le point final est par exemple le paiement au fournisseur.
Les flux de travail peuvent être très simples : une liste de contrôle sur papier ou un guide étape par étape sur le wiki de l’entreprise explique aux collaborateurs comment entretenir une machine, valider une facture ou demander un jour de congé. De tels flux de travail garantissent certes une certaine efficacité, car ils donnent aux collaborateurs une orientation sur les tâches à effectuer et dans quel ordre, et standardisent les procédures. Mais cette approche par liste de contrôle présente des faiblesses.
Il est fréquent que les collaborateurs ne lisent pas les instructions et suivent malgré tout leur propre voie. Des erreurs apparaissent alors rapidement et une qualité de résultat constante n’est pas atteinte. Les systèmes de gestion des flux de travail permettent de remédier à cette situation.
Un système de gestion des flux de travail est un logiciel dans lequel les processus de travail peuvent être modélisés numériquement et à l’aide duquel les collaborateurs sont guidés à travers les flux de travail.
Le logiciel de gestion des flux de travail permet non seulement d’accélérer la vitesse de traitement et de décharger les employés, mais aussi d’éviter les erreurs du point de vue technique. En effet, l’application peut contrôler les entrées en fonction de critères définis au préalable et empêcher une progression vers l’étape de traitement suivante en cas d’irrégularités.
Si les flux de travail sont structurés numériquement, une procédure standardisée est garantie, ce qui a un effet positif sur la qualité des résultats du travail. De plus, les problèmes sont plus faciles à suivre, car chaque employé suit le même processus de travail. Les outils de workflow permettent de mettre en œuvre facilement les changements de procédure et de garantir leur respect.
Dans chaque secteur de l’entreprise, il est possible d’obtenir des optimisations en introduisant des systèmes de gestion des flux de travail.
Finances : un processus commercial est par exemple la facturation. Un workflow décrirait ou déterminerait avec quelle application une facture est générée, qui doit la valider et par quel moyen, et comment l’envoyer au client.
Maintenance : les installations de production et les machines doivent être contrôlées régulièrement. Les workflows déterminent quelles valeurs de mesure les collaborateurs doivent collecter et dans quel ordre. Les outils de workflow guident pas à pas à travers le processus et évitent d’oublier des contrôles importants.
Logistique : lors de la réception des marchandises, la qualité et l’intégralité des livraisons doivent être contrôlées. Un logiciel de flux de travail peut aider à cet égard en interrogeant les résultats des différentes étapes de travail et en demandant au collaborateur de passer aux étapes suivantes en fonction des données saisies.
Les systèmes de gestion des flux de travail qui utilisent des fonctionnalités de réalité assistée sont particulièrement efficaces. Dans ce cas, des étapes de travail sont simulées par Lunettes intelligentes dans le champ de vision de l’utilisateur ou des indications et des informations contextuelles s’affichent : Quelles sont les valeurs de mesure qui marquent la plage normale ? Où se trouve la vanne à tester ? Quels outils faut-il emporter pour intervenir ?
Grâce au logiciel de gestion des flux de travail, les collaborateurs peuvent se concentrer sur le cœur de leurs tâches. Il n’est pas nécessaire de chercher des documents ou de demander à des interlocuteurs.
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Les logiciels de gestion des flux de travail structurent les processus de travail, les reproduisent numériquement et intègrent des mécanismes de réduction des erreurs. Cependant, tous les systèmes n’automatisent pas les activités. Les entreprises ayant pour objectif l’automatisation doivent donc rechercher spécifiquement des outils d’automatisation du flux de travail.
Pour qu’un logiciel de gestion des flux de travail apporte à une entreprise des avantages significatifs en termes d’efficacité, les processus de travail déposés doivent être conçus de manière stratégique. Plus les entreprises modélisent leurs flux de travail, plus les économies de temps et d’argent sont importantes.
Pour la modélisation, les méthodes de visualisation des processus telles que la chaîne de processus pilotée par les événements (EPK) ou le langage de modélisation unifié (UML) sont utiles. De cette manière, vous pouvez représenter les flux de travail sous forme d’organigrammes et les adapter facilement en cas de nouvelles idées.
La gestion des flux de travail est l’un des sujets les plus importants pour les entreprises. Selon les prévisions de la société d’études de marché américaine Grand View Research, le marché des logiciels correspondants augmentera de 30% entre 2021 et 2028. croître de 30 %. . Cela n’est guère surprenant compte tenu des avantages potentiels en termes de coûts offerts par les outils de workflow. A cela s’ajoute le fait que les logiciels de gestion des flux de travail constituent la base si les entreprises veulent profiter de la méga-tendance qu’est l’automatisation.
Contrairement à d’autres technologies et concepts qui permettent aux entreprises de réaliser des gains d’efficacité, la mise en œuvre de systèmes de gestion des flux de travail est possible avec un budget relativement faible. Cependant, le gain de productivité atteint généralement rapidement un pourcentage à deux chiffres. Il vaut donc la peine pour les entreprises de toutes tailles de se pencher sur les thèmes de l’optimisation du flux de travail. Cela ne profite pas seulement à la bottomline, mais aussi à la satisfaction des collaborateurs.
Vous pouvez bien sûr demander conseil à ALEGER sur le thème de la gestion des flux de travail. Nous nous ferons également un plaisir de vous conseiller dans le choix des appareils appropriés.
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