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Durante mucho tiempo se consideró que la electricidad y la mecánica perfectas eran la medida de todas las cosas en el mantenimiento. Mientras tanto, no sólo importa el estado de las máquinas. La creciente presión competitiva desafía a las empresas a mejorar la eficiencia de sus procesos de trabajo. Al mismo tiempo, aumenta la complejidad de la legislación para los operadores. Los responsables de mantenimiento se enfrentan al equilibrio de tener que garantizar unos requisitos de seguridad elevados y reducir los costes. Los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (GMAO) son una forma de gestionarlo.
GMAO es la abreviatura de Sistema de Gestión Informatizado. Las aplicaciones apoyan todos los procesos de trabajo del Mantenimiento; desde la planificación del encargo, pasando por la ejecución del trabajo, hasta la documentación. Mediante el uso de la GMAO, las empresas garantizan un mantenimiento seguro y conforme a la ley sin ralentizar innecesariamente la velocidad del proceso.
En algunos casos, los términos software de mantenimiento o software de mantenimiento se utilizan como sinónimo de GMAO.
El alcance funcional de la GMAO puede variar en función del software. Sin embargo, normalmente se cubren todas o muchas de las siguientes áreas de aplicación.
Las hojas de cálculo han sido durante mucho tiempo la herramienta preferida para la planificación de misiones. Sin embargo, los planes se volvieron rápidamente confusos y -un defecto importante- no estaban vinculados a otras herramientas.
Los programas modernos de GMAO ofrecen a los usuarios una interfaz gráfica atractiva y una facilidad de uso sencilla: con unos pocos clics se pueden crear pedidos y vincular toda la información sobre el sistema y el mantenimiento. En los tableros de planificación digital, los programadores asignan al personal a trabajos específicos arrastrando y soltando.
Muchos procesos que antes eran manuales están ahora automatizados, por ejemplo, muestra automáticamente cómo los cambios de personal afectan al presupuesto y a la carga de trabajo, y gran parte de la comunicación por correo electrónico puede guardarse como comentarios en la GMAO.
Toda la información sobre las instalaciones se almacena en el sistema GMAO. El resumen contiene, entre otras cosas, información sobre el fabricante, los números de serie, las medidas y los costes de mantenimiento anteriores, las estadísticas sobre los tiempos de inactividad y el rendimiento.
¿Cuándo es el próximo mantenimiento? En algunos casos, los sistemas de GMAO pueden crear automáticamente órdenes de trabajo en función del tiempo, de los últimos resultados de mantenimiento o de la notificación del cliente.
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Los técnicos de servicio reciben una notificación del nuevo trabajo y pueden prepararse con la aplicación de GMAO. Pueden ver qué herramientas y materiales necesitan y pueden pedirlos desde la aplicación si es necesario. La vinculación de la gestión de materiales con la GMAO permite controlar y optimizar los costes del almacén y de los productos.
Las GMAO también suelen sustituir a los cuadernos de bitácora analógicos. En lugar de toquetear el papel y el bolígrafo, el técnico llama a la aplicación en su smartphone y empieza a seguir su viaje con un solo clic. Todo lo demás lo hace el GPS.
Una vez en las instalaciones del operador de la planta, los técnicos pueden consultar la documentación y las listas de comprobación a través de la plataforma de GMAO. No es necesario cargar con carpetas o hacer clic en las profundidades de los directorios para ver los resultados de pruebas anteriores o información importante. Algunos GMAO incluso guían paso a paso a través de los procesos de prueba tratando Pantallas montadas en la cabeza y puede ser controlado por comando de voz.
Si las entradas de datos se transmiten a la plataforma en tiempo real, los empleados de la sede de la empresa pueden ver en todo momento el avance de las obras y realizar cambios de última hora en el plan si es necesario.
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Las GMAO garantizan una documentación sin fisuras de todos los procesos de mantenimiento. De este modo, también centralizan la gestión de los datos. Esto abre nuevas oportunidades para que las empresas analicen los procesos e identifiquen el potencial de mejora.
Pero las funciones de análisis de la GMAO no sólo son útiles para la mejora de los procesos internos. También simplifican la prueba de ciertas normas empresariales necesarias para las certificaciones y auditorías. Con sólo pulsar un botón, las empresas pueden generar informes específicamente adaptados a los requisitos de auditoría.
Los costes de adquisición de las plantas industriales son elevados. Por ello, todas las empresas se esfuerzan por aprovechar al máximo la vida útil prevista y hacerlo con pocos tiempos de inactividad. Sobre todo, un funcionamiento fiable tiene un enorme impacto empresarial. Porque con cada parada no planificada, la producción se paraliza, se pierde volumen de negocio y los socios y clientes pueden sentirse molestos. Si quiere conseguir un rendimiento óptimo con un tiempo de inactividad mínimo, no hay nada que pueda evitar el uso de un software de GMAO.
La plataforma digital centraliza y estandariza los procesos. Simplifica la comunicación entre los responsables de mantenimiento y los técnicos, pero también con los clientes y los socios comerciales. Esto se debe a que las personas que tienen preguntas pueden obtener mucha información por sí mismas con unos pocos clics y ver los siguientes pasos en la GMAO, normalmente desde un smartphone, una tableta o un ordenador portátil, independientemente de su ubicación. Esta transparencia y claridad aceleran enormemente los procesos de mantenimiento.
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Añadir al carritoSin embargo, el software de mantenimiento no sólo merece la pena desde el punto de vista de los costes. Alivia a los planificadores, que ahora tienen una mejor visión de conjunto de los trabajos y las prioridades, y simplifica el trabajo diario de los técnicos, por ejemplo, con los libros de registro de conductores con un solo clic, las listas de herramientas digitales y las instrucciones paso a paso. En resumen, aumenta la satisfacción de los empleados con todos los efectos positivos sobre la rotación del personal y la productividad.
La seguridad de los técnicos y el cumplimiento de la empresa también se benefician de los procesos digitales estandarizados. Los errores en el mantenimiento pueden evitarse a menudo en el ámbito del software, ya que no se pueden omitir pasos. Al mismo tiempo, los acuerdos se registran y las actividades, así como los resultados, se documentan automáticamente en segundo plano para que los procesos sean totalmente rastreables en caso de problemas de responsabilidad.
Las empresas tienen mucho donde elegir: numerosos proveedores anuncian sus programas de mantenimiento. Cuál es el mejor o el correcto sólo puede determinarse individualmente. Sin embargo, nos gustaría darle algunos consejos básicos para su proceso de decisión.
La tendencia hacia la nube también afecta al software de mantenimiento. Una ventaja importante: las empresas se ahorran las elevadas inversiones iniciales. Con una solución de GMAO SaaS, utilizan el hardware del proveedor y pueden añadir capacidad de servidor de forma flexible a medida que aumenta el volumen de datos. El propio departamento de informática, si está presente, también se ve relevado. Esto se debe a que el mantenimiento y la administración de la plataforma son asumidos por el proveedor, que también se encarga de resolver los problemas técnicos. La mayoría de los GMAO SaaS utilizan un modelo de suscripción. Las empresas se benefician gratuitamente de las actualizaciones y mejoras funcionales.
Para que la GMAO desarrolle todo su potencial, hay que garantizar su perfecta integración en la infraestructura informática existente. Las interfaces con el sistema ERP, PLM y DMS deben estar disponibles y ser compatibles. Para garantizar que la aplicación es fácil de usar para todos los empleados en movimiento, asegúrese de que los sistemas operativos móviles son compatibles.
No importa lo amplia que sea la gama de funciones y lo potente que sea el software si la interfaz no es fácil de manejar para los usuarios. Si es necesaria una formación exhaustiva y los empleados tienen regularmente problemas para utilizarlo, incluso después, y no les gusta usarlo, los beneficios realizados de la GMAO siguen siendo limitados. Por lo tanto, implique a los técnicos y planificadores en la selección del software y las pruebas, y no lo deje exclusivamente en manos de los responsables de TI.
La tercera recomendación es estratégica: muchas plataformas de GMAO están funcionalmente sobredimensionadas y, por tanto, son desproporcionadamente costosas. Asegúrese de saber de antemano qué funciones necesita absolutamente y cuáles son opcionales. Implique a todas las partes interesadas en este proceso. A continuación, compare los proveedores y distribuya los puntos por criterio en función de su satisfacción para tomar su decisión sobre una base más objetiva.
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Tómese el tiempo necesario para probar la plataforma de forma exhaustiva antes de comprarla. Los proveedores de renombre ofrecen acceso gratuito o períodos de prueba. Repasa las operaciones clave y compara cuántos pasos necesitan los usuarios para alcanzar el objetivo deseado. Aquí también: Deje que los empleados de los diferentes grupos de usuarios hagan pruebas e incluya sus comentarios en la decisión.
Aquellos que quieran maximizar la productividad de sus técnicos deberían elegir la GMAO, la realidad aumentada (AR).
Los empleados pueden acceder a listas de comprobación e instrucciones digitales a través de Gafas inteligentes aún más fácil de recuperar. De este modo, no tienen que interrumpir su trabajo para rellenar las listas de comprobación en la tableta, por ejemplo, sino que pueden llamarlas por comando de voz y leer los documentos en sus gafas de datos.
Algunas GMAO ofrecen la posibilidad de Automatización del flujo de trabajo con elementos AR. En lugar de describir los siguientes pasos de la prueba en forma de texto, se visualizan digitalmente en el campo de visión del usuario mediante unas gafas de datos.
Si los técnicos necesitan ayuda presencial, el software de GMAO con soporte de RA ofrece la ventaja de que se puede llamar a los expertos por medio de un comando de voz y de que pueden evaluar el problema a distancia a través de las gafas de datos. Ven «a través de los ojos del técnico» y pueden guiarle paso a paso en el proceso de resolución de problemas. Este Mantenimiento a distancia no es factible con la ayuda de una tableta.
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Además, las funciones de RA pueden integrarse en muchos otros puntos del proceso de trabajo. Sin embargo, sólo en el campo, los técnicos ahorran dinero gracias a las gafas de datos y Software de RA hasta una hora de trabajo al día. La RA no sólo hace que el trabajo sea más cómodo para los empleados, sino que también supone un aumento significativo de la productividad o una reducción importante de los costes para las empresas.
Vea el vídeo de Workheld sobre cómo las empresas pueden optimizar sus procesos de mantenimiento con la ayuda de estas aplicaciones digitales:
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Más información
Las GMAO no son una novedad. Las aplicaciones se utilizan en muchas empresas desde los años 80. Sin embargo, el ámbito del software de mantenimiento ha cambiado enormemente en los últimos años.
Hoy en día, las GMAO son móviles, están profundamente integradas en la infraestructura informática, son de uso intuitivo y son mucho más rápidas que el software de mantenimiento que se ofrecía en el mercado hace quince, diez o incluso cinco años.
Los que clasifican su aplicación de gestión del mantenimiento como software heredado deberían considerar urgentemente un cambio. Los procesos rentables en el mantenimiento son hoy más importantes que nunca en vista de la creciente presión competitiva. Las GMAO desempeñan un papel importante en la búsqueda de nuevas formas de conseguir que la seguridad de las personas y las máquinas, el rendimiento productivo de las plantas y los costes estén en una relación económicamente óptima.
La última innovación en GMAO, tras la introducción de la tecnología en la nube, es la integración de la realidad aumentada. Las funciones de RA apoyan muchos procesos de mantenimiento y pueden reducir los costes de mano de obra en un 20 % aproximadamente cuando se integran correctamente. Hasta ahora, la tecnología no se ha generalizado. Sin embargo, es probable que la rápida propagación de los últimos años continúe en el futuro. Junto con la inteligencia artificial y la automatización, la RA es una de las principales tendencias tecnológicas de la Industria 4.0.
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